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Se retrouver dans le dédale du savoir et de l'information – Pour une gestion structurée de l'information

Architecture de l’information en marche

Il y a longtemps que je n’ai plus écrit sur ce blogue pour plusieurs raisons : dont l’apprentissage d’un métier et du fonctionnement d’une organisation assez complexe et particulière.

Mon rôle chez SNC-Lavalin me passionne. Ce n’est pas une situation « traditionnelle » pour quelqu’un qui a obtenu un diplôme en sciences de l’information, dans le sens de bibliothéconomie et archivistique, mais pas plus traditionnelle non plus, du point de vue des technologies de l’information.
Je suis entrée à l’emploi en tant que taxonomiste sans trop savoir ce que ça impliquait vraiment, pas plus que ceux qui m’ont embauché d’ailleurs. Ces circonstances aurait pu mener nulle part : pourquoi un département d’informatique embauche une taxonomiste alors qu’il n’y même pas encore de projet concret, et qu’en plus, les technologies de l’information gèrent certes les systèmes d’information, mais ne sont pas responsables de la qualité du contenu (l’information en tant que tellle) et en sont encore moins le propriétaire moral, administratif ou même légal.
J’ai d’ailleurs passé un certain temps à :
– essayer de trouver un moyen d’expliquer mon rôle à mes collègues alors même que j’avais moi-même besoin de le comprendre. J’avais saisi l’idée globale que je devais aider à trouver l’information. Là où ça devenait compliqué, c’était de donner un exemple concret et parlant parce qu’il n’y en avait pas encore. Le travail était encore à l’état de concept, d’hypothèses de mise en application, sans garantie d’obtenir les ressources, financières ou technologiques nécessaires pour la mise en pratique puisque, justement, comment obtenir un budget et une approbation pour quelque chose qui semble ésotérique et très peu relié aux affaires (puis ça change quoi dans la livraison de nos services ?). Donc, vous aurez compris que j’aussi dû…
– trouver un moyen d’expliquer mon rôle à des personnes, hors du département d’informatique, pour essayer de leur faire comprendre en quoi mon travail pourrait aider le leur et que j’avais besoin de leur collaboration, notamment m’aider à repérer le vocabulaire, le catégoriser et l’organiser de manière à aider à retrouver leur information et le savoir-faire inscrit, éparpillé et noyé dans une masse énorme d’information (une centaine de sites web de projets, presque une 10aine de millions de documents indexés par un moteur de recherche d’entreprise, dont des duplicatas obsolètes et non contrôlés, des fichiers temporaires non détruits, sans compter les répertoires réseaux de groupes ou personnels, les fichiers attachés dans les courriels, etc.). Si donc, la plupart saisissent l’idée, il leur est difficile de voir comment cela pourrait se concrétiser et surtout de savoir ce que ça implique… Et tant qu’on ne voit pas, on a des doutes. Je savais que ça marcherait potentiellement mais expliciter comment ça fonctionne et pourquoi ça fonctionne, sans pouvoir le démontrer concrètement, c’est autre chose.

Finissant par avoir moi-même besoin de voir concrètement comment cela pourrait se mettre en place, j’ai donc travaillé avec les moyens dont nous disposions, à savoir, en exploitant la technologie existante et les moyens du bord. Mon expérience passée en gestion de systèmes et mes connaissances en gestion de réseau m’ont permis d’avoir la crédibilité nécessaire pour obtenir la permission de faire des expérimentations avec le moteur de recherche, dans un environnement de développement (sans nuire pas au fonctionnement réel de tous les jours). J’ai ainsi pu apprendre à exploiter les fonctionnalités du moteur de recherche et commencer à utiliser, par exemple, la fonction thésaurus et les possibilités d’exploiter les métadonnées des documents pour fournir des résultats de recherche plus parlant et filtrables via des facettes… La taxonomie prenait une forme concrète. Il suffisait de montrer ce qu’il était possible de faire juste en exploitant ce qui existait déjà mais restait invisible.
Je suis ainsi devenue la spécialiste fonctionnelle du moteur de recherche. Le moteur de recherche plus utilisé et mieux perçu, mais ce n’est pas gagné… La masse informationnelle augmente très, très rapidement, donc se limiter à ce qui est fait spontanément n’est pas suffisant, il faut continuer à convaincre, à éduquer et … à faire ce qu’on peut avec les moyens du bord.

De fil en aiguille, le moteur de recherche ont été associé à moi. « On a de la difficulté à retrouver notre information, il paraît que vous pouvez nous aider… » Ces appels ont été de petites victoires qui m’ont aidé à avoir puis entretenir ma crédibilité, à me rassurer sur le fait de ne pas lâcher et que j’étais sur la bonne voie. Le moteur de recherche est devenu le moyen pour démontrer en quoi une information mieux gérée : catégorisée, décrite, filtrée, triée ou détruite quand nécessaire, facilite la trouvabilité.

Puis, environ six après mon embauche, le fonctionnement du département d’informatique a été revu et je me suis retrouvée dans une nouvelle équipe : l’architecture globale d’entreprise. Je ne me serais jamais trouvée au sein de cette équipe si je n’avais pas obtenu ces petites victoires, et, encore moins, si mon supérieur ne m’avait pas laissé faire, n’avait pas compris ce que j’essayais de faire et utilisé ces exemples lui-même dès qu’il en avait l’occasion pour démontrer qu’il était possible d’agir et que ce n’était pas seulement théorique.

De taxonomiste, je suis devenue spécialiste en architecture et je travaille en collaboration avec des architectes technologiques (ce que j’appelle la tuyauterie, la logistique de transport et de communication : le réseau de circulation des données et des informations), des architectes systèmes (la vue micro des systèmes : quels sont les processus pour réaliser une transaction, une action, quels sont les intrants et les extrants) et des architectes de données/information (comment les données passent d’un système à l’autre?, sont produites, par qui, quoi? contrôlées par qui, comment? y’en-a-t-elles qui sont communes entre les systèmes, ont-elles la même définition? etc.).

L’aventure est donc devenue collective et ensemble, particulièrement avec les architectes de système et de données, nous essayons de développer une pratique d’architecture de l’information d’entreprise, à savoir une architecture informatique qui intègre les données structurées (les bases de données, notamment) et les informations non structurées (les contenus web, les fichiers bureautiques, les dessins industriels – qui peuvent être des fichiers CAD mais sont de plus en plus des bases de données -).

Le travail du taxonomiste ou de l’architecte de l’information (pas dans le sens d’ergonome web) ne se limite donc pas au web mais pourrait trouver sa place en collaboration avec les architectes de données et de système. L’autre voie possible est d’aider à rendre les technologies sémantiques plus performantes : à titre d’analyste de résultats ou pour le développement de tels outils.
Le paradigme binaire 0-1 ou vrai-faux qu’offre l’informatique n’est plus suffisant. Les décideurs ne disposent que de peu de temps de réaction pour décider sur la base d’une masse d’information qui n’est humainement pas appréhendable aussi rapidement. L’environnement est complexe et change très vite, arriver avec un nombre limité d’options entre lesquelles il faut trancher n’est pas si évident, la réalité est bien plus dans les nuances que dans le noir et blanc. Les outils sémantiques sont donc une voie possible pour assister les prises de décisions et pour compléter les solutions traditionnelles de BI (business intelligence) qui fouillent des données structurées. Or ces outils sémantiques sont basés sur des modèles statistiques articulés sur des ontologies, des moyens qui restent donc mécaniques. Or rien n’est pertinent ou non pertinent en soi. Tout dépend du contexte et du sens. Une machine peut déterminer selon un modèle que cela est le plus probable, sans juger du résultat, mais cela ne veut pas dire que cela a du sens et est vrai… . L’humain reste l’élément capable de juger si cela est possible ou non. L’humain seul peut réintérroger le résultat et déterminer s’il est satisfaisant ou non. Ainsi, les taxonomistes qu’ils viennent de la linguistique, de l’informatique, l’ingénierie, des sciences pures ou de la bibliothéconomie ont donc une belle voie d’avenir devant eux.

Personnellement, j’aime mon travail parce que justement il n’y a pas de réponse toute prête et qu’il faut inventer. Les tâches que j’exécute se formulent au fur et à mesure que des besoins émergent ou des possibilités/obstacles se présentent.

Classé dans:Classification, Documents (accès, organisation, structuration), Métadonnées, Taxonomie, Web sémantique,

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