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Se retrouver dans le dédale du savoir et de l'information – Pour une gestion structurée de l'information

Principe de séparation contenu, structure et présentation et autres irritants concernant SharePoint et autres systèmes d’entreprise

Ce principe de base connu depuis au moins une bonne décennie n’est toujours pas respecté par SharePoint, pas même SharePoint 2010, et autres grands joueurs de l’industrie. L’industrie, que ce soit Oracle, IBM ou autre ne semble pas accorder une grande importance à ce principe, ni celui de l’usage de la codification UTF8 ou autre codification étendue de chaînes de caratères ne se limitant pas à la langue anglaise.

Illustration

  • Au niveau fondation, les bases d’information servant de colonne vertébrale entre différents systèmes ou applications comme l’AD (Active Directory) ne supportent toujours pas les caractères accentués. Et, bien qu’il serve de plus en plus et en grande partie à être le dépôt d’informations de contact et de réseautage entre utilisateurs, le principe de base spécifiant qu’il faut séparer contenu, structure et sa présentation n’est toujours pas respecté : on ne peut utiliser qu’une seule langue d’affichage à la fois, donc si l’on veut supporter plusieurs langues, il est nécessaire de tout mettre dans un seul champ, des champs de libellé supplémentaires pour des langues alternatives n’étant toujours pas disponibles. Et si jamais par miracle, cela se produirait, svp, n’oubliez pas d’ajouter l’attribut de langue…
  • Les colonnes de SharePoint, toute version confondue,
    • l’identifiant de la colonne = son libellé : au mieux, il est possible de revenir en arrière pour renommer le champs selon un libellé plus humain si
      • on voulait avoir des url propres et constantes : ex. Intuitivement quand on crée une colonne, comme un seul champ apparaît, l’utilisateur a le réflexe d’écrire dans sa langue. Donc, si l’on veut par exemple créer la colonne « élément d’application », on se retrouve avec un champ qui renvoie %C3%A9l%C3%A9ment%5Fx0020%5Fd%5Fx0027%5Fapplication dans l’url, ce qui est très explicite quand on veut : référérer au lien ou au champs dans un code ou pour indexation
      • pourtant d’autres systèmes supportent depuis un moment la modification des espaces en _ ou en – au choix de l’administrateur de système, pour éviter cette prolifération de %20 illisibles et incompréhensibles pour les utilisateurs. Et proposent même de remplacer automatiquement les caractères ou signes diacritiques comme les é ou les ‘, le premier par le é sans accent et le second par, encore une fois, _ ou -, au lieu de %C3%A9 et %5Fx0027%5F, qu’il faudra retraduire dans une autre chaîne de caractères (même code) pour usage dans un autre système.
      • Il est même dans certains cas impossible de séparer l’identifiant unique d’un champ de son libellé, nous nous retrouvons donc prisonnier de ce charabia même en étant discipliné.
    • SharePoint n’utilise pas correctement et ni par défaut les métadonnées Titre, Keywords ou Description, par défaut, c’est le nom de fichier qui est utilisé et le champ titre n’est pas utilisé. 
      • Les métadonnées ne sont pas inscrites dans des tags xhtml, ce qui nuit à la trouvabilité et à l’optimisation du référencement. Cela crée par conséquent une surcharge de travail qui serait facilement épargnée sans ce comportement incompréhensible du point de vue de la gestion de l’information et des recommandations connues du W3C.
    • Dans SharePoint 2010, certes, je ne vais pas me plaindre de l’arrivée du Term Store, donc de la disponibilité de base d’un outil de gestion d’une ou plusieurs taxonomies.
      • Par contre, ce dernier même s’il permet de rendre disponible quelques fonctionnalités de thésaurus et peut faciliter, sans le garantir, une certaine cohérence dans  l’étiquetage des contenus à travers les sites, n’est pas connecté au moteur de recherche, que ce soit Microsoft Search, Fast ou un tiers outil. Il est nécessaire de maintenir les synonymies à deux endroits différents. Encore une fois, une surcharge de travail pour aider les utilisateurs à retrouver le contenu
      • Mais, ouf, les libellés multilingues sont supportés… C’est donc possible chez Microsoft quand ils veulent bien!!!

Les vendeurs comme Microsoft, IBM, Oracle et d’autres s’en sauvent en informant maintenant leurs clients qu’il existe une règle du 80/20, soit :

Pour implanter et configurer un système d’information, particulièrement un ECM (Enterprise Content Management), il faut répartir les efforts de la manière suivante:

  • 20% d’effort sur l’implantation technologique
  • 80% d’effort sur la gestion et la gouvernance de l’information

Or, cette pseudo règle de Paretto ne fonctionne pas puisque si le 20% dépend bien des TI, le reste est de la responsabilité, à tout le moins devrait être, sous le leadership autre que les TI, or la réalité est bien souvent la suivante : 100% du budget est dépensé sur la technologie et rien n’est prévu pour rendre les ressources disponibles du point de vue de la gouvernance et de la qualité de l’information. Plus souvent qu’autrement, les entreprises dépensent dans les technologies sans mettre l’effort utile pour rentabiliser leur investissement en espérant que cela se fasse comme par magie. Pour illustrer, c’est comme implanter une infrastructure d’écoulement des eaux usées, des égoûts et une robinetterie de la meilleure qualité qui soit tout en allant pomper l’eau dans une source polluée sans prendre la peine de filtrer l’eau, ni même de mettre en place une réglementation et des standards de qualité, avec mesures de conformité. Il en résulterait alors que l’eau ne sera pas potable et serait de la même qualité que celle des égoûts… C’est exactement ce qu’il se passe. Les gens d’affaire ne comprennent pas le rôle actifs qu’ils doivent jouer et la responsabilité qu’ils ont pour obtenir le retour sur investissement tant attendu.

Or, le 80% d’investissement dans l’information : aider à la rendre disponible tout en s’assurant que le système engendre le moins de distorsion possible, sa qualité et encadrer sa gestion (les différents flux et usages) n’est ni effectué durant l’élaboration de systèmes, ni durant leur livraison. Comment donc s’étonner que la productivité tant promise ne se réalise pas? Et cela n’est pas manque d’effort de la part des services des TI dans les entreprises.

Classé dans:Ère du numérique

One Response

  1. Benjamin Sutton dit :

    L’analogie des égouts frappe l’imaginaire, ça c’est sûr! Est-ce que je peux la récupérer?

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