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Gouvernance de l’information et Gouvernance de l’«information»

Ayant été formée à l’archivistique et au records management, et collaborant par ailleurs à la gouvernance des données de référence dans le cadre de mon emploi, je suis confrontée fréquemment dans mes lectures à cette ambiguïté autour de cette terminologie de «gouvernance de l’information» qui ne veut pas exactement dire la même chose lorsque l’expression est utilisée par des professionnels du monde de l’archivage managérial ou du monde de la gestion des données. La différence, j’ai pu le constater, n’est pas tant dans la pratique et les principes généraux mais bien dans la portée de cette gouvernance.

De mon expérience, ce qui déclenche le besoin de formaliser une gouvernance de l’information d’un domaine ou de l’autre : gouvernance du périmètre documentaire ou gouvernance du périmètre des données de référence, ce sont soit des impératifs légaux ou financiers. En d’autres mots, c’est que ça fait suffisamment «mal» pour qu’un gestionnaire s’en préoccupe. Cependant, ce genre d’initiative se développe sous des impulsions opportunistes et n’est jamais une fin en soi. De ce fait, il est rare, sauf si l’industrie ou les besoins d’affaires le requièrent, que les 2 volets de la gouvernance de l’information soient abordés de manière articulée et conjointe sous une même autorité. On parle dans tous les cas de «gouvernance de l’information» mais pourtant pas de la même chose…

Les sources d’informations seront différentes et traiteront d’objets ayant des exigences de gestion différentes. Cependant, je nuancerais mon affirmation précédente sur un point : la pratique de gouvernance, le modus operandi et les éléments nécessaires pour établir une fondation pour la gouvernance de l’information, qu’elle soit de type documentaire ou de type données de référence seront les mêmes : soit des politiques, des procédures, des processus et des acteurs clés. Seuls le contenu et les référents de ces éléments seront différents.

Je me suis posée la question, en pratique, ça veut dire quoi la «gouvernance de l’information» dont on parle tant? De mes explorations, il y a environ 2 ans, j’ai trouvé un livre qui répondait pour une fois concrètement à cette question, soit le livre de David Plotkin, Data Stewardship, États-Unis: Morgan Kaufmann, 2013, 248p.

De la lecture de ce livre, j’ai compris les éléments que j’élabore dans les paragraphes suivants et qui m’ont permis de proposer un cadre de référence pour la gouvernance de l’information, d’abord celle des données de référence mais qui prévoit d’être inclusive des éléments concernant l’archivage managérial de mes collègues des archives et de la gestion des documents d’activité.

Le rôle de l’intendant et du régisseur de l’information (steward)

Le « stewardship » est une responsabilité de gérance exercée au nom d’un propriétaire. Le « data stewardship« , donc la fonction de gérance des données, ou de l’information, est la responsabilité qui consiste à faire appliquer au jour le jour le cadre de gouvernance de l’information. La gestion des données (« data management ») est une pratique associée aux technologies de l’information (TI) et encadrée, aux États-Unis, par une certification (DAMA) au même titre que le PMP pour la gestion de projet. Dans leur terminologie, l’emploi de gestion des données ou gestion de l’information est employé en tant que synonyme et la pratique tient compte, bien que très superficiellement, de la gestion documentaire et de l’archivage.

Le livre de David Plotkin est particulièrement pertinent pour ceux qui s’intéressent à la question de la gouvernance de l’information. Ce dernier concept, souvent employé à tort et à travers, reste souvent très flou et très théorique. En effet, que veut dire gouvernance de l’information, quelles sortes d’activités cela implique-t-il concrètement, par qui (les rôles), quelle méthodologie est utile? Ceux qui cherchent des réponses concrètes en auront pour leur argent, y compris s’ils oeuvrent dans le domaine de l’archivage managérial.

Riche de son expérience de plus de 20 ans sur le terrain en gestion et gouvernance des données, David Plotkin offre avec son ouvrage un guide pratique, une boîte à outil qui permet de saisir l’ensemble des relations entre gouvernance de l’information et gérance de l’information.

J’emploie volontairement le mot « gérance » plutôt que gestion parce c’est ce dont il est question. La « gérance » de l’information est exécutée par des professionnels qui ont le mandat précis de s’occuper de faire l’intendance d’un domaine d’information identifié et spécifique. Ces professionnels viennent de plusieurs horizons selon le domaine des données ou de l’information gérés :

  • Les gérants de l’information qui viennent du métier : ils connaissent le domaine et le cœur des activités d’un métier ou une fonction en particulier. Ces personnes deviennent le plus souvent des « stewards » parce que ce sont ceux qui souffrent le plus d’un manque de cohérence et de qualité de l’information, ce sont ceux qui compensent pour les manques ou l’absence de gouvernance. Ils connaissent leur domaine d’affaire sur le bout des doigts. Ce sont souvent des experts de contenu ou sont connectés avec les experts de contenu
  • Les gérants de l’information du domaine des TI, les représentants techniques qui s’assure que l’organisation physique du système répond aux besoins d’affaires. Ils s’assurent de la cohésion de la circulation des données à l’intérieur et entre les systèmes.
  • Ces deux rôles pivots peuvent se décliner en plusieurs autres rôles dérivés, eux aussi dédiés à la gérance de l’information selon la taille et la complexité du modèle d’affaire d’une entreprise.

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Les professionnels en science de l’information

Où se situent les professionnels des sciences de l’information alors ? Selon leur intérêt ou leur bagage d’expérience ou académique, ceux qui ont un bagage en science de l’information sont très bien placés pour devenir des facilitateurs, des intermédiaires et des coordonnateurs de la pratique de la « gérance » de l’information. Normalement, un diplômé en sciences de l’information peut aider à la mise en place de la gouvernance, à savoir à l’élaboration des politiques, procédures, et règles pour gouverner l’information; mais aussi aider à la pratique de gérance ou gestion de l’information en étant un acteur de soutien pour l’élaboration et le contrôle des règles, l’énonciation de spécifications et la mise en place de processus de « gérance » de l’information pour que chaque « steward » (intendant) puisse s’occuper de la gestion de l’information sous sa responsabilité, au nom d’un propriétaire de l’information (la plupart du temps le créateur/fournisseur interne de l’information).

La force d’un interlocuteur indépendant, qui ne représente pas un métier en particulier, c’est qu’il sera d’autant plus porté à tenir compte des besoins de tous : ceux du créateur de l’information, comme ceux du consommateur de cette information, en tenant compte des contextes totalement différents de chacun, avec leur lot de contraintes parfois en conflit. Un interlocuteur trop technique, du point de vue informatique, de l’autre côté, sera trop axé sur les capacités fonctionnelles des outils. Donc, un acteur neutre, tant du côté métier que technologique (produit), comme un architecte de données ayant une vision globale et haut niveau, ou un analyste d’affaire (ce métier n’est pas exclusif aux diplômés en informatique, toutes sortes de formations peuvent mener à ce rôle), sera un atout.

Ceux qui ont un bagage en science de l’information peuvent très certainement se positionner dans ce rôle avec ou sans base en informatique puisqu’il s’agit essentiellement de comprendre les besoins d’affaire et non nécessairement de déterminer les besoins fonctionnels qui pourraient éventuellement, la maturité venant, aider à implanter des mesures de contrôle automatisées pour soutenir la pratique.

Article également publié sur LinkedIn.

Classé dans:Gestion de l'information

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