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Se retrouver dans le dédale du savoir et de l'information – Pour une gestion structurée de l'information

Comment se retrouver parmi les différentes offres de systèmes du monde de la gestion documentaire ou de contenu?

L’écosystème des produits et applications connexes à la gestion documentaire, à la gestion de contenu ou à la gestion des archives ne cesse d’évoluer, chacun tentant de garder ou de faire évoluer sa niche en fonction de la arrivée de nouveaux paradigmes comme l’entrerpise E 2.0, le big data et  l’émergence des réseaux sociaux. La frontière entre l’interne/externe, le public/privé, du domaine de l’information d’entreprise tend à devenir de plus en plus floue avec l’émergence de ces nouvelles façons de partager et trouver l’information qui se développent sur Internet et qui finissent par influencer les façons de travailler à l’intérieur de entreprise.

J’ai ressenti le besoin de faire une carte afin de mieux comprendre les composantes que les uns et les autres offrent dans le domaine de la gestion de contenu (dans le sens large) mais aussi de plus en plus dans le domaine des systèmes transactionnels et financiers. On observe une tendance où la frontière entre l’information structurée et non structurée devient de plus en plus floue, voire obsolète. Dans un futur proche, les utilisateurs n’auront plus à se préoccuper de savoir dans quel système se trouve quelle information. Tout ce qui les intéresse, c’est d’avoir sous la main l’information dont ils ont besoin pour exécuter leur travail ou prendre des décisions, qu’elle se trouve dans un système transactionnel, de gestion documentaire ou dans la tête d’un collègue ou d’un expert.

Cette carte, que je partage avec vous, reflète la place qu’occupe ou souhaite occuper SharePoint 2010 actuellement par rapport à d’autres produits qui souhaitent garder ou compétitionner avec Microsoft qui fait preuve d’un énorme pouvoir d’adaptation en l’espace de peu de temps sous la pression des autres joueurs comme Apple, Google ou Facebook, pour ne citer qu’eux. Je ne prétends pas qu’il s’agisse d’une vérité aboslue, mais est le reflet de comment je perçois le paysage des produits TI et des fonctionalités qu’ils offrent à leurs clients.

La perspective est globale, à savoir que ce qui est perçu ou reconnu comme étant un intranet par des employés est en fait composé d’une association complexe de solutions qui répondent à des besoins d’affaire, eux-même compris et exprimés différemment et en parallèle par nombre d’acteurs et de décideurs qui ne se parlent pas nécessairement entre eux ou n’ont simplement pas connaissance de la vue globale et dans quel contexte leur demande s’incrit.

Fonctionalités des différents systèmes de gestion de contenu, de collaboration et documentaire.

Une entreprise est un système ouvert et en éternelle recomposition, en voici juste un petit extrait du point de vue de l’offre de services appuyant la gestion des connaissances (knowledge management), les communications internes/externes et les processus quotidiens et de base sources de création de contenu.

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Au nom du souvenir et de l’identité historique canadienne…

… le gouvernement Harper est prêt à dépenser des sommes pour :
– mettre le portrait de la Reine d’Angleterre (signe de l’indépendance et l’autonomie du Canada…) dans tous les ministères et les ambassades
– renommer les entités de l’armée qui avaient retiré  toute connotation royale (d’Angleterre).

Le coût de la 2e option pour un « simple » changement de nom ?
Allez-voir sur CBC :

– Coût pour véhicules : « The average cost of repainting an airplane, for example, could be upwards of $60,000 for a full paint job. With nearly 400 aircraft in its fleet, the RCAF would need to spend in the area of $24 million to rebrand all of its planes »
– Coûts entêtes et image visuelle de logos : $871,000
– Coûts uniformes : $20,000

Soit un total de presque 25 millions de $.

Cependant, pour des raisons budgétaires, et même si les archives sont, en fait, le coeur qui permet de documenter l’identité du peuple canadien à travers le temps, le gouvernement coupe le « programme [qui] distribuait chaque année 1,7 million de dollars aux 13 conseils d’archives provinciaux et territoriaux afin de soutenir localement les activités des services d’archives. Par l’intermédiaire de ces 13 conseils, le PNDA agissait sur le terrain, partout au pays, afin de garantir la préservation du patrimoine documentaire canadien dans les collectivités, et son accessibilité à un large public de chercheurs. » (Lettre de pétition)

Il s’agit malheureusement de la vision court terme qui mène actuellement le pays.

Sans respecter l’avis de la majorité des canadiens, le gouvernement comprends la démocratie comme le fait de satisfaire la minorité qui a aidé à financer l’arrivée au pouvoir des actuels dirigeants. L’important pour eux étant d’être au pouvoir, non pas de rendre service à un pays dans son ensemble et surtout pas de respecter la diversité d’opinion.

Voici le Canada d’aujourd’hui. Cas malheureusement non isolé… La mode est à la démocratie détournée.

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Appel à l’action en réaction à l’abolition du Programme national de développement des archives par Bibliothèque et Archives Canada (BAC)

APPEL À L’ACTION

 

Destinataires :

Les membres de la communauté archivistique et tous ceux et celles qui soutiennent les archives.

 

Objet :

Cet appel à l’action est lancé en réaction à l’abolition du Programme national de développement des archives par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) le 30 avril 2012, et à ses conséquences néfastes sur les 13 conseils d’archives provinciaux et territoriaux, ainsi que sur le Conseil canadien des archives.

 

Contexte :

Le 30 avril 2012, BAC a aboli le Programme national de développement des archives (PNDA), un programme d’aide financière de 1,7 million administré au nom de BAC par le Conseil canadien des archives (CCA) et dont les contributions sont réparties entre les 13 conseils d’archives provinciaux et territoriaux pour soutenir des activités archivistiques locales. Par l’intermédiaire des conseils, le financement provenant du PNDA agit concrètement sur le terrain dans les 10 provinces et trois territoires, afin de garantir que l’histoire du Canada est conservée sur place, dans les collectivités. Les conseils d’archives du Canada offrent des services centrés sur les utilisateurs, en aidant les établissements d’archives et les archivistes à mieux servir la population canadienne. 

 

Ce remarquable programme a pour but de favoriser la conservation et l’accessibilité du patrimoine archivistique canadien, en poursuivant les objectifs suivants :

  • ·          améliorer l’accès au patrimoine archivistique du Canada au moyen du catalogue national de descriptions archivistiques, ARCHIVESCANADA.ca;
  • ·          mieux faire connaître le patrimoine archivistique du Canada et en accroître l’utilisation;
  • ·          accroître la représentation des peuples autochtones et des groupes ethnoculturels sous-représentés dans le patrimoine archivistique du Canada;
  • ·          améliorer la capacité des réseaux d’archives d’entreprendre des activités stratégiques et de développement;
  • ·          améliorer la capacité des services d’archives de préserver le patrimoine archivistique du Canada.

 

Le PNDA finance les activités suivantes partout au Canada :

  • Élaboration d’un catalogue national de descriptions archivistiques en ligne, et son équivalent provincial et territorial, afin que tous les établissements d’archives, même les plus petits, puissent rejoindre les Canadiens
  • Conseils aux services d’archives en matière de gestion des archives et de préservation
  • Possibilités d’emploi pour les nouveaux diplômés des programmes de formation en archivistique et en sciences de l’information
  •  Accès à des informations en ligne concernant les fonds et collections d’archives
  • Activités de promotion et de formation dans les communautés pour aider les petits organismes à gérer leurs trésors
  • Catalogage de fonds d’archives afin de les rendre accessibles au public
  • Occasions de formation pour les petits centres d’archives locaux gérés par des bénévoles ou par un seul employé
  • Évaluations sur place dans les centres d’archives urbains et ruraux, afin de sauvegarder le patrimoine documentaire du Canada
  • Préservation des documents fragiles et autres documents d’archives, incluant les documents électroniques

 

Conséquences :

Le PNDA était un projet conjoint fédéral-provincial-territorial. Le PNDA, tout comme le programme d’aide financière qui l’a précédé, était une source de financement indispensable pour la communauté archivistique – le CCA existe depuis 26 ans; l’abolition du PNDA signifie que, sans aucun soutien financier, 11 des 13 conseils provinciaux et territoriaux disparaîtront d’ici 30 jours à 6 mois. Certains conseils ont déjà interrompu leurs activités. Le bureau du CCA à Ottawa fermera ses portes au public le 4 mai 2012; l’organisation ne conservera qu’un bureau virtuel. Le personnel a été immédiatement réduit de 8 à 4 employés ETP et sera bientôt réduit de nouveau à un maximum de 2,5 employés ETP. D’autres ajustements pourraient être nécessaires, mais pour le moment, CCA maintient des services à temps partiel pour l’administration du petit programme Jeunesse Canada au travail dans les établissements du patrimoine, ARCHIVESCANADA.ca, Arcan-l et divers services de secrétariat.  

 

CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE :

Si votre député est un ministre, appelez à son bureau de circonscription et exposez la situation en plus d’envoyer une lettre.

Écrivez au ministre du Patrimoine canadien, monsieur James Moore, ainsi qu’à votre député, pour leur demander de stopper l’abolition du PNDA.

Députés de la Chambre des communes –

http://www.parl.gc.ca/MembersOfParliament/MainMPsCompleteList.aspx?TimePeriod=Current&Language=F

Voici quelques arguments à invoquer :

  •  Le patrimoine documentaire du Canada est conservé dans plus de 800 établissements d’archives au pays.
  •  Le PNDA aide les centres d’archives à préserver le patrimoine documentaire pour les Canadiens.
  • Le PNDA permet de rallier d’autres contributions financières ainsi que de nombreux partenaires potentiels partout au pays.
  • Le CCA est au service des citoyens. Son travail consiste à garantir la préservation du patrimoine documentaire canadien au profit de tous les Canadiens, aujourd’hui et dans les années à venir. Grâce à des réalisations telles que www.ARCHIVESCANADA.ca, le CCA est devenu une fenêtre à travers laquelle le monde entier peut prendre connaissance de la richesse de nos archives.
  • Les archives contribuent à la prospérité économique de notre pays. Soutenir une économie fondée sur le savoir, c’est soutenir et faciliter l’accès à nos sources de savoir. Les archives sont essentielles au succès de milliers d’entreprises privées et publiques, notamment dans le domaine de l’éducation.
  • Les archives protègent le passé du Canada. Des millions de documents historiques, de photographies, de cartes et de documents audiovisuels sont conservés dans nos centres d’archives un peu partout au pays.
  • Les réunions du forum des milieux intéressés mis sur pied par BAC ne pourront pas remplacer le réseau de professionnels et de bénévoles dédiés aux archives, déployé à la grandeur du pays, et que l’on a mis 26 ans à bâtir. Il faudra des années pour reconstruire ce qui aura été détruit par l’abolition du PNDA.

Apportez votre propre témoignage concernant la valeur du PNDA et des services du CCA; voici des exemples à utiliser :

  • Des livres ou d’autres produits qui ont été créés à partir de documents d’archives rendus accessibles grâce au PNDA
  • Des usagers atypiques qui se sont apprivoisés aux archives grâce au PNDA
  • Une réalisation que vous avez pu mener à bien grâce à l’expertise des conseillers en archivistique, aux services de conservation, aux activités de formation
  • Comment www.ARCHIVESCANADA.ca ainsi que les réseaux d’archives provinciaux ou territoriaux ont permis aux usagers de vous trouver
  • Quels documents ont pu être sauvés et préservés grâce au PNDA et de quelle manière le public en a pris connaissance
  • Quelles activités d’autres groupes ont été soutenues grâce à des projets financés par le PNDA
  • Quels autres projets fédéraux ont tiré profit de l’existence et de la disponibilité de documents préservés et rendus accessibles grâce au PNDA

 Joignez-vous au groupe « Archivists on to Ottawa Trek ». Pour plus d’informations, consultez le site http://groups.google.com/group/archivists_ottawa_trek

Source :

Lara Wilson

Chair – Canadian Council of Archives

Tel: (250) 472-4480

Fax: (250 472-5808

 

CCA toll free number:  1-866-254-1403

http://www.cdncouncilarchives.ca

 

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Données, transactions, documents… Cycle de vie de l’information

En échos à la réflexion que Jean-Daniel Zeller a commencé ici, je me propose de partager mes propres réflexions et observations par rapport à mon expérience. Il s’agit en effet de concepts avec lesquels nous devons jongler tous les jours dans le contexte du numérique.

Quand j’ai lu la 1ere fois l’article de M. Zeller, je ne pensais pas avoir quoi que ce soit à apporter comme commentaire aux postulats énoncés. J’y ai même trouvé d’éventuelles confirmations dans l’ouvrage suivant : Enterprise Ontology : Theory and Methodology de Jan Dietz. 

En effet, les systèmes d’information des entreprises doivent coller aux processus de création (invention, design, etc.), production et distribution de produits ou services. Le travail des informaticiens est de commencer par modéliser des processus. Les processus les plus « faciles » à modéliser, parce qu’ils sont découpables en actions simples et automatisables, sont les transactions. Un système est donc calibré pour gérer certaines transactions. Quand il s’agit d’échange de données discrètes, l’opération reste simple. La nécessité d’une intervention humaine reste limitée. Le système peut « interpréter » en fonction des possibilités prédéterminées identifiées lors de l’analyse des processus. L’informatique maîtrise ce type d’échange qui reste au niveau applicatif.

Par contre, cela devient beaucoup plus complexe au niveau du document (- rappelons que nous sommes le monde dématérialisé du numérique – un ou plusieurs fichiers, de format différents et/ou des informations composites de sources différentes). L’application ne sait plus alors qu’est-ce qui est quoi à moins qu’on l’explicite via des métadonnées, par exemple. L’être humain devient alors la véritable interface d’interprétation et de rétroaction (autre que de prendre connaissance). C’est là que l’interaction humain-machine prend son importance.

Mon point de vue s’est nuancé – ou plutôt complexifié – quand j’ai reçu le mandat d’aider l’équipe à retrouver, mieux partager et gérer ses documents de travail, à savoir tous ces fichiers qui sont le support de nos réflexions, de nos interactions, prises de position, modèles d’informations mais qui ne sont pas encore ou ne serons jamais des produits finis ou destinés à être utilisés tels quels. Ce rôle m’a permis de (re)prendre conscience de quelque chose qui ne semble pas pris en compte dans l’article de Jean-Daniel Zeller : dans le monde moderne, un document/fichier n’est pas nécessairement le résultat d’une transaction ou une trace officielle de quelque décision. Il contient de l’information pour mémoire, des notes pour plus tard, l’embryon de nouvelles idées, d’idées reformulées, etc. Cela ne veut pas dire que les postulats énoncés sont erronés, il s’agirait en fait  d’expliciter le cadre de validité qui semble implicite: quand les documents sont des preuves/traces de transaction, l’arrêt sur image de données, de sources différentes ou identiques,  mises ensemble  à un temps t, et contextualisées pour un événement X. Le « records » management s’intéresse à ce qui a valeur administrative, financière ou légale, mais le monde numérique a cette particularité que les brouillons ne sont plus des feuilles volantes que l’on jette au bac à recyclage, mais bien du matériel qu’on recycle intellectuellement et techniquement parlant, et qui nous évite de recommencer un modèle, un texte, une présentation de zéro. D’où une meilleure productivité. Par contre, plus personne ne veut jeter ces fichiers qui prolifèrent, si faciles à manipuler, mais si difficiles à retrouver, puisqu’on n’a pas pris la peine de mettre un titre, de les classer ou les trier… et que leur quantité croît à une vitesse phénoménale.

Donc, le document est plus que la trace de données ou de transactions, et le document n’a pas seulement valeur de preuve ou n’est pas nécessairement une publication mais est une sorte support pour connaissance explicitée que l’on veut garder pour soi ou pour partager, maintenant ou plus tard, pour ne pas recommencer de zéro, pour pouvoir le réutiliser.

Le records et le document management sont des outils qui peuvent aider à gérer les documents qui sont identifiés et identifiables avec  une valeur explicitée, ces derniers restent donc associés à une typologie assez traditionnelle et identique à ce qui existe dans le monde analogique. Par contre, les « work in progress » (wip) ne sont que très rarement gérés et encore moins catégorisables selon une typologie. Or il s’agit de la partie invisible de l’iceberg informationnel parce que les usagers s’attendent à ce que ces fichiers/documents soient trouvables – donc indexés – mais il ne sont que rarement correctement repérables parce que :

  • non définis et encore moins décrits : quel type de document ? quel type d’information ? combien de temps est-ce valide, est-ce seulement valide ?
  • et surtout non structurés, et
  • incroyablement nombreux et dupliqués ou avec très, très peu d’éléments de différenciation.

Donc, de nos jours, un document ne peut plus se définir seulement en tant que trace dans le sens de preuve, ni même en tant que publication. Et un fichier  informatique qui porte de l’information, n’est sans doute techniquement pas un document, mais reste néammoins un dépôt d’information structurée ou non qui peut avoir une valeur informationnelle en soi et avoir une utilité qui dépasse les raisons originales de sa création, à tout le moins au regard des utilisateurs.

On aura remarqué que j’ai beaucoup utilisé les termes document/fichier. C’est un fait que dans la vie de tous les jours, le langage courant confond fichier et document.  Ce n’est que lorsque l’on a besoin de définir qu’est-ce qui est quoi pour fin de modélisation ou de conceptualisation que l’on y réfléchit, et encore… Bref, il y a encore du pain sur la planche pour arriver à « apprivoiser » tous ces fichiers dont la durée de vie n’est pas statuée ou difficile à établir quand on n’est pas capable de qualifier vraiment de quel type d’information il s’agit. Mais le plus gros du travail reste l’éducation et la sensibilisation : réussir à faire comprendre qu’on a davantage un problème de sur disponibilité de l’information, ce qui nous freine dans la prise de décision, qu’un problème de non disponiblité de l’information.

Classé dans:Cycle de vie, Documents (accès, organisation, structuration), Documents numériques, Gestion de l'information

La notion de genre(s) : un outil transférable pour l’évaluation des documents numériques.

J’ai fini par réaliser la suite de mon billet précédent Diplomatique et théorie des genres, complémentaires ?. Je me suis arrangée pour le faire dans le cadre d’un cours que j’ai suivi cet hiver (hiver 2009) à l’EBSI dans le cadre du cours blt6112- Évaluation des archives donné par Yvon Lemay.

Le résumé est le suivant :

Dans le contexte du numérique, un document ne se trouve plus être un objet fixe et stable. Les informations échangées via les technologies de l’information, avec l’usage de plus en plus répandu des outils collaboratifs et des réseaux sociaux, tendent à rapprocher les ressources produites, bien qu’inscrites sur un support, davantage de la tradition orale (non fixité apparente de la forme et du contenu), que de l’imprimé, qui a historiquement fixé les formes et le contenu en raison de l’héritage technique de la procédure d’impression. Après avoir rapidement parlé du concept de document, nous avons rapidement passé en revue quelques lectures sur le concept de genre. Nous avons ainsi constaté que les genres prenaient en compte le contenu mais aussi la structure rhétorique alliant forme et contenu selon une approche rappelant les bases de la diplomatique.

Référence bibliographique : Michel, Karin. 2009. La notion de genre(s) : un outil transférable pour l’évaluation des documents numériques. Travail réalisé dans le cadre du cours BLT6112 L’évaluation des archives. Montréal : Université de Montréal, École de bibliothéconomie et des sciences de l’information.

Vous trouverez le document complet sur le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal, Papyrus, à l’adresse suivante : http://hdl.handle.net/1866/2938.

Et un des mes prochains thèmes  sera la taxonomie, d’autant plus qu’il s’agit de mon travail actuel : taxonomiste d’entreprise chez SNC-Lavalin.

Classé dans:Documents (accès, organisation, structuration), Documents numériques, Gestion de l'information, Préservation information numérique

Du rôle des archives et des archivistes [mis à jour]

Mise à jour du 2009-07-25

Lien vers une pétition web contre la disparition de la Direction des archives de France par l’Association des Archivistes de France: http://www.petitionduweb.com/Disparition_de_la_Direction_des_archives_de_France-4434.html

——- Billet original 2008-08-02 ——-

Devant la tentative des archivistes français de mobiliser un débat autour de la disparition de la Direction des Archives de France, dans le cadre de la réforme générale des politiques publiques (RGPP) lancée par le gouvernement français actuel, je ne peux manquer de réagir.

Cependant, je ne veux pas mettre l’accent sur les enjeux avec les arguments traditionnels utilisés autour du patrimoine, de l’histoire, du maintien de la démocratie.

Je souhaite davantage souligner que :

– les archives sont collées au présent : il n’y a pas un seul jour où vous ne lisez pas, visionnez pas, n’écoutez pas de l’information issue des archives même si elle n’est pas présentée telle quelle.

Les archives nourrissent la créativité des écrivains, des cinéastes, des musiciens, des journalistes, etc. Sans archives, pas de rayonnement culturel à l’international ou même local. Elles alimentent les nouvelles, les débats de société, les documentaires riches en contenu, le discours des philosophes… et des politiques, eh oui.

– les archives servent l’avenir : que devient la recherche universitaire sans archives ?

Les archives ne sont pas que la matière première pour les historiens, mais aussi pour les sociologues, les psychologues et psychiatres, les chercheurs en médecine (avec la médecine généalogique mais aussi pour retracer les épidémies), les chercheurs scientifiques et les économistes (des chiffres hors contexte ne veulent rien dire), etc. N’a-t-on pas dernièrement soulevé le manque de compétitivité des universités françaises à l’international : comment voulez-vous qu’elles se positionnent sans corpus de recherche dûment accumulé ?

– les archives aident à l’efficacité administrative, que ce soit au niveau des entreprises privées que pour les organismes publics. Combien coûte un document qui n’est pas trouvé à temps en recherches vaines ? Combien de contrats manqués pour cause de manque de documentation ? ou de non respect des échéanciers ?

– les archives ou plutôt les réflexions sur le contenu des archives permettent de jeter les bases d’une cohésion sociale et de définir une identité. Les archives ne permettent pas seulement de contrôler la bonne gouvernance mais aussi à nourrir les semences de l’identité de demain. Ce qui est crucial dans cette époque de transition où les nationalismes hérités du 19e siècle, en occident, sont déchirés et tentent de se redéfinir dans le contexte de la mondialisation, de mobilité de la main-d’oeuvre et suite à la décolonisation.

– les archivistes peuvent apporter des réponses face aux nouvelles problématiques techniques et sociétales que posent les documents numériques. Les professionnels du document étudient depuis longtemps l’évolution des inscriptions du savoir et sont donc des vecteurs pour aider à définir une certaine stabilité dans ce tourbillon d’informations et de nouvelles technologies qui changent nos manières de voir et de faire.

Nous sommes donc loin des vieux papiers poussiéreux qui n’intéressent que quelques chercheurs et individus que certains s’imaginent excentriques. Réfléchissez-y.

À propos du débat :

Position officielle de l’Association des archivistes français (AAF), ici.

Texte de la pétition, ici. (format doc, ouvre une fenêtre de téléchagement). Version web (html), ici.

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Ces super héros… les archivistes

Digital Preservation and Nuclear Disaster: An Animation

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Rapport sur une stratégie de préservation et d’accès aux données scientifiques numériques

Le groupe de travail sur les données numériques (Interagency Working Group on Digital Data- IWGDD) du comité du Conseil national en science et technologie des États-Unis (National Science and Technology Council’s (NSTC) Committee) a publié un rapport détaillant une stratégie pour promouvoir la conservation et l’accès aux données scientifiques numériques.

Texte du message original diffusé sur la liste ERECS-L par Mark Conrad (2009-02-20) :

«The Interagency Working Group on Digital Data (IWGDD) of the National Science and Technology Council’s (NSTC) Committee on Science has issued a report detailing a strategy to promote preservation of, and access to, digital scientific data. The National Archives and Records Administration (NARA) was one of the agencies that participated in the development of this report. Kenneth Thibodeau and Robert Chadduck of the Electronic Records Archives (ERA) Program Management Office served as NARA’s representatives to this group

Le rapport de l’Interagency Working Group on Digital Data (IWGDD) est intitulé :  Harnessing the Power of Digital Data for Science and Society.  Washington, janvier 2009. 

Pour y accéder : http://www.nitrd.gov/about/Harnessing_Power_Web.pdf

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Logiciels de gestion des archives : un rapport comparatif

Spiro, Lisa. Archival Management Software: A Report for the Council on Library and Information Resources. Washington, DC: Council on Library and Information Resources, 2009.

Table des matières

1. Introduction
2. The Problem of Hidden Collections
3. The Role of Software in Addressing Hidden Collections
4. Research Method8
5. How to Select Archival Management Software
6. Criteria for Choosing Archival Software
7. Types of Software
8. Possible Approaches to Federating Archival Description from Multiple Repositories
9. Conclusion
Works Cited
Appendixes 
Appendix1: The Archival Workflow
Appendix 2: Archival Management Systems Features Matrix [Brief]
Appendix 3: Archival Management Systems Features Matrices [Full]
Appendix 4: Notes from Interviews with Archivists about Archon, Archivists’ Toolkit, Cuadra STAR/Archives, Eloquent, and CollectiveAccess
Archivists’ Toolkit Summary
Reasons for Selecting Archivists’ Toolkit
Ease of Use
Installation and Maintenance
Ease of Customization
User Community
Weaknesses
Strengths
Archon Summary
Reasons for Selecting Archon
Ease of Use
Installation and Maintenance
Ease of Customization
Weaknesses
User Community
Strengths Overall Assessment
Archon’s Response to User Feedback
Cuadra STAR/Archives Summary
Reasons for Selecting Quadra
Installation and Maintenance
Ease of Customization
User Community/Support
Weaknesses
Strengths
Overall Assessment
Eloquent Archive Summary
Reasons for Selecting Eloquent
Ease of Use
Ease of Installation
Ease of Customization
User Community/Support
Weaknesses
Strengths
Eloquent’s Response to User Feedback
CollectiveAccess Summary
Reasons for Selecting CollectiveAccess
Ease of Use
Ease of Customization
Weaknesses
User Community/Support
Strengths

Trouvé via Scholarly Electronic Publishing Weblog February 4, 2009

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Diplomatique et théorie des genres, complémentaires ?

La diplomatique revient en force dans le cadre de la préservation de l’information numérique auprès des archivistes et s’étend même dans les réflexions des bibliothécaires, eux aussi de plus en plus confrontés à la nécessité de créer et maintenir des dépôts numériques, notamment pour les thèses ou les publications scientifiques dans le milieu universitaire, et doivent donc se pencher sur la question de l’authenticité, l’intégrité et la stabilité d’un document.

Selon l’Encyclopedia Universalis, la définition de la diplomatique est la suivante «[…] science qui étudie la tradition, la forme et la genèse des actes écrits en vue de faire leur critique, de juger de leur sincérité, de déterminer la qualité de leur texte, d’apprécier leur valeur exacte en les replaçant dans la filière dont ils sont issus, de dégager de la gangue des formules tous les éléments susceptibles d’être exploités par l’historien, de les dater s’ils ne le sont pas et enfin de les éditer.»

La lecture de plusieurs articles et ouvrages montre qu’il s’esquisse une série de réflexions intéressantes sur l’évolution de la notion de fixité du contenu et de la forme comme gage d’authenticité et d’intégrité d’un document, confrontant les critères répandus depuis que l’imprimé est entré dans les mœurs. Les repères actuels sont nés il y a peu de temps et ont existé finalement sur une courte période au regard de l’histoire de l’humanité. Ils ne sont peut-être plus aussi pertinents dans le monde numérique qui s’impose de plus en plus.

C’est dans ce contexte que nous allons faire un rapide état de la question autour de la diplomatique et des concepts connexes appliqués aux documents et à l’information numériques.

La diplomatique contemporaine s’appuie encore sur une définition traditionnelle du document

Il est difficile de définir un document, et il existe plusieurs définitions de ce terme selon que le point de vue soit technique, juridique ou archivistique. Cependant, on s’entend en général pour reconnaître, particulièrement dans le domaine des sciences documentaires et de l’information, que le document est une information consignée sur un support, créée dans un contexte particulier et ayant une valeur de preuve ou d’information (Mas, 2003). C’est ce que l’on comprend par définition relativement «traditionnelle» du document. Il n’est pas fait référence au fait que dans le contexte du numérique, le document est dématérialisé, c’est-à-dire, que le contenu n’est plus intrinsèquement lié au support physique qui rend possible sa conservation et sa lecture. Ce fait a un impact important sur l’utilité et le rôle de la diplomatique ainsi que dans le débat entourant son application, puisque le document est l’unité d’analyse de cette dernière discipline.

La diplomatique : un outil pour identifier les caractéristiques d’un document

Née au 17e siècle et utilisée surtout par les historiens et les médiévistes, de science autonome enseignée à l’université, la diplomatique est devenue un outil intégré par d’autres domaines disciplinaires dont l’archivistique. En ce qui nous concerne directement, l’analyse documentaire, un tournant s’est produit à la fin des années 1980, début des années 1990, quand, notamment, Luciana Duranti a permis de faire connaître la méthode en Amérique du Nord et a appliqué cette dernière aux documents contemporains et numériques. Dans une série d’articles parus dans la revue Archivaria de 1989 à 1992, elle situe les origines et définit les concepts de base de la diplomatique pour en démontrer l’application possible aux documents contemporains ; et ce, particulièrement, dans le but d’aider à établir l’authenticité et l’intégrité des documents numériques. Selon elle, un des apports principaux de la diplomatique à la discipline archivistique moderne est la rigueur scientifique et son caractère formateur. Aspects qui permettent aux archivistes d’adopter un vocabulaire précis, dénué d’ambiguïté et partagé par tous. D’un autre côté, elle apporte un cadre méthodologique qui favorise la vérification de la valeur, du contexte de création et de la véracité de l’information (Duranti, 1991-1992).

La diplomatique : un outil pour valider l’authenticité et l’intégrité d’un document

La diplomatique en tant qu’étude des documents permet d’analyser les caractéristiques internes (protocole, exposé) et externes (qualité du support physique, mise en page, etc.) du document afin de retracer si ce dernier est authentique et fiable. À savoir, le document est-il bien ce qu’il prétend être et son contenu est-il bien le message qui devait être transmis ? Ce point de vue traditionnel de la diplomatique est revu afin de voir son application s’adapter davantage aux besoins actuels. Ainsi Caroline Williams (2005) rappelle que l’objet de l’analyse diplomatique a dû être élargi en raison de l’évolution des besoins et ainsi :

  • include informal documents as well as formal;
  • encompass aggregations of documents as well as individual ones;
  • consider the organisations and systems producing documents as well as the documents themselves;
  • enable prospective as well as retrospective analysis;
  • encompass electronic as well as paper-based systems.
    (Williams 2005, 4)

Élargissement de cadre qu’elle trouve possible avec la définition de la diplomatique énoncée par Luciana Duranti: «Diplomatics is the discipline which studies the genesis, forms and transmission of archival documents, and their relationship with the facts represented in them and with their creator, in order to identify, evaluate, and communicate their true nature.» (Williams 2005, 4)

Aussi, une partie du débat tourne justement autour de la portée de la diplomatique. Doit-elle concerner uniquement les documents formels et ayant valeur de preuve, ou, comme on a tendance à le comprendre aujourd’hui, être inclusive et intégrer toute la panoplie des nouvelles formes et types de documents qui prolifèrent dans le monde numérique, «[…] permitting records of an informal, personal, non-juridical nature to be the subject of analysis ?» (Williams 2005, 6). De son côté, Heather MacNeil explique que «[t]he archival-diplomatic analysis of an electronic record is a process of abstraction and systematization that eliminates the particularities and anomalies of records in the interest of identifying their common, shared elements» (MacNeil 2004, 224).

Le champ d’application de la diplomatique a commencé à changer en Europe continentale (hors Royaume-Uni) autour des années 1960 pour toucher tous les documents se trouvant dans des archives historiques. Enfin, plus récemment, avec l’apparition des lois sur l’accès à l’information et la protection des données dans les pays occidentaux, il s’avère que «any document or record produced for business purposes must be able to stand up to scrutiny. It must be able to demonstrate such qualities as authenticity, reliability, integrity and usability, transparency and compliance if it is to support the business effectively, and it is these qualities that the science of diplomatic has always aimed to analyse» (Williams 2005, 8). Dans ce contexte, la méthode de la diplomatique permet de construire un prototype d’outil analyse universel, et ce, d’autant plus applicable aux documents numériques si l’on insère, dès la création de ces derniers, les éléments permettant d’évaluer leur authenticité, leur fiabilité et leur intégrité et de favoriser leur préservation.

Dans une autre perspective, certains auteurs s’interrogent sur l’utilité de la diplomatique pour garantir l’authenticité, mais également sur la pertinence de déterminer l’authenticité des documents numériques. Comme, par exemple, Jean-Daniel Zeller qui déclare que la diplomatique efficace quand «les objets numériques sont stables et circonscrits, elle est considérablement moins utile dans l’analyse des systèmes électroniques contenant des objets numériques qui se comportent différemment, c’est-à-dire, des systèmes dans lesquels les entités numériques sont fluides et moins faciles à circonscrire.» (Zeller 2004, 103)

Il ajoute que «[b]ien que nous ayons essayé de l’adapter aux réalités de la conservation du document contemporain, la diplomatique reste enracinée dans une conception très traditionnelle de ce qu’est un document et est donc limitée dans sa capacité d’étendre la palette de compréhension de la nature des différentes sortes de systèmes électroniques et de la variété des entités contenues dans celles-ci.» (Zeller 2004, 103)

Il s’avère que l’authenticité se déplace vers un tiers de confiance et sur la base de relations transactionnelles : «ce n’est pas tant le support qui est une garantie d’authenticité mais plutôt les systèmes de tiers de confiance qui les entourent (les notaires, les banques, les postes, et, pourquoi pas, les archivistes).» (Zeller 2004, 109)

Question que Luciana Duranti avait en quelque sorte anticipée en précisant que «where records creation is consciously controlled, diplomatics guides the recognition of patterns and facilitates identification, while, where records creation is uncontrolled, diplomatics guides the establishment of patterns, the formation of a system in which categories of records forms are devised, which is able to convey content and reveal procedure. Once a system is established, then its description in a metadata system will have to reflect it by expressly articulating the relationships among record forms, procedures, actions, persons, functions, and administrative structures» (Duranti 1991-1992, 14). Ce qui revient finalement à définir un cadre de référence fixe sur lequel se baser pour évaluer l’authenticité d’un document dont le support ne peut plus être un indice fiable de son intégrité et de sa véracité.

De la diplomatique à la typologie des documents et au genre d’information

La diplomatique n’est pas le seul terme pouvant relevant du concept d’identification des caractéristiques des documents. Au Québec, on parle plutôt de typologie des documents dont l’usage permet de définir le rôle et les caractéristiques des documents pour pouvoir en déduire la valeur informationnelle (Gagnon-Arguin, 2001).

Selon Jean-Daniel Zeller (2004), une typologie doit être :

  • – Simple : c’est-à-dire identifiable par utilisateur non spécialiste.
  • – Cohérente : offrir une couverture exhaustive du champ déterminé et assez générique, donc être extensible.
  • – Ne pas comporter trop de catégories pour une meilleure convivialité.

Ayant ces caractéristiques, c’est sans doute ce qui fait de la grille d’analyse de Louise Gagnon-Arguin (2001) un outil puissant. Cependant, on remarque que cette typologie s’intéresse particulièrement aux fonctions administratives des documents. De même, la diplomatique «constitutes a broad and deep foundation on which to identify and analyze the necessary and sufficient components of an authentic electronic record in a bureaucratic environment» (MacNeil 2004, 224)

Vers une nouvelle typologie des documents

Une autre typologie doit prendre aussi en compte les caractéristiques technologiques pour aborder une nouvelle définition du document qui tiendrait compte de la dématérialisation de ce dernier (Zeller 2004, 104). Dans l’univers analogique, les différents éléments du documents sont intrinsèquement liés au support. Ce n’est pas le cas pour le numérique d’où la nécessité de redéfinir le cadre d’analyse des documents numériques, ce qu’a tenté de faire Louise Gagnon-Arguin (2002) en se donnant pour «objectif […] de poser la question à savoir si ces archives [électroniques] constituent un bloc d’information aussi monolithique que leur appellation le laisse croire ou si elles n’offrent pas certaines caractéristiques particularisant leur contenu, fournissant des axes de différentiation et permettant ainsi une meilleure connaissance de leur valeur et de leur capacité de témoignage» (Gagnon-Arguin 2002, 21). Pour le moment, on en est encore au stade de l’exploration pour trouver les moyens d’identifier les caractéristiques particulières, si elles le sont, des nouveaux documents en émergence, particulièrement en ce qui concerne les documents dynamiques et interactifs que l’on trouve sur le Web mais également de plus en plus au sein des organisations.

L’idée de reprendre le processus par lequel le père officiel de la diplomatique, Mabillon, a procédé, c’est-à-dire retourner «to those inductive (i.e., «research then theory ») roots» (MacNeil 2004, 226), fait surface chez plusieurs auteurs. Retrouver les premiers pas des médiévistes et étudier un large spectre de documents numériques pour en découvrir les éléments communs et distinctifs est une thématique qui devient récurrente étant donné que le numérique fait renaître la culture du manuscrit (un contenu toujours en mouvement) telle qu’elle existait avant que l’imprimé ne fige le contenu écrit et ses formes, notamment pour des raisons techniques (Curral 2008, 73). Pour que l’approche tire totalement le fruit de ses recherches, il faudrait que plusieurs disciplines, comme la linguistique, la sémiotique, la sociologie, l’administration, et d’autres, collaborent (MacNeil 2004, 228).

Le genre : une autre grille d’analyse en perspective ?

En abordant la problématique du point de vue des sciences sociales, nous vient la notion de genre, notamment dans le cadre de l’étude de la communication au sein des organisations. «La définition de genre, entendue dans le sens du genre d’information produite dans les organisations, découle des travaux d’Orlikowsky et Yates de MIT qui ont publié leurs recherches sur le sujet en 1992 et sur lesquelles s’appuient les recherches ultérieures. Pour ces deux chercheurs, un « genre d’information » c’est « socially recognized types of communicative actions – such as memos, meetings, expense forms, training seminars – that are habitually enacted by members of a community to realize particular social purposes » (Yates and Orlikowski, 1992). Ce sont donc des types d’actions de communication socialement reconnus et qui sont utilisés par les membres d’une communauté dans un but social particulier.» (Gagnon-Arguin 2002, 27-28).

Poursuivant la piste autour de ce concept au sein des sciences documentaires, nous avons trouvé un article de Jack Andersen (2008, 339) qui définit la notion de genre ainsi : «Genres of nonfictionnal prose cover the relationship between forms of communication, human activity and social organization, and how activities are typified by means of genre.» Bien que le regard d’Andersen soit sous l’angle de l’utilité de la théorie du genre dans le cadre de la bibliothéconomie, il semble que cette dernière pourrait également être applicable dans le cadre de l’identification des documents d’un point de vue archivistique. Il s’agit de pouvoir caractériser les documents et les informations transmis et créés pour communiquer dans le cadre d’une activité. C’est donc une autre facette du document qui est étudiée et analysée dans ce cas. Mais elle n’est nullement incompatible avec la notion de document telle qu’entendue par les archivistes. Cette vision permet de compléter l’aspect administratif, légal et financier et les caractéristiques technologiques du document numérique en y ajoutant le caractère social des échanges. Selon, Andersen (2008, 340) «[s]tudying genres would reveal how they and human activity are important organizing factors of communication and knowledge. […] A genre view of these communicative activities would provide a means to examine systematically document production and use and the organization of document production and use.»

La théorie des genres ne s’intéresse pas aux documents de manière isolée mais selon leur contexte de communication et les moyens de transmission utilisés pour effectuer une tâche donnée. Être capable de définir le caractère du discours est aussi un outil pour déterminer l’authenticité d’un message. À la fin de sa section sur la théorie du genre et ses concepts, Andersen (2008, 354) indique que «[…] genre sets, genre and activity systems, and genre repertoires are powerful analytical tools for examining the organization of texts, works, knowledge, and human activity.» Ainsi, la théorie des genres est potentiellement un outil complémentaire à la diplomatique pour aider à faire évoluer le cadre conceptuel de l’analyse des documents pour leur évaluation et valider leur authenticité.

Dans le cadre de ce billet, nous n’avons pas approfondi ni exploré plus avant pour bien comprendre cette notion de genre d’information, ni voir, si potentiellement, cela pourrait être une piste qui aiderait les archivistes dans leur travail, à savoir identifier et caractériser des documents (et de plus en plus des informations) au regard de leur contexte de création, tout en étant capable de vérifier si leur valeur informationnelle et de preuve est non seulement pertinent, mais de source authentique.

Conclusion

Nous remarquons que la diplomatique reste une base méthodologique pertinente et qui peut être adaptée au contexte contemporain. Ses principes sont assez solides pour supporter une évolution et une adaptation dans le temps en même temps que son objet d’étude, le document, se transforme et redevient un objet fluide comme cela était le cas avant l’apparition de l’imprimé. C’est peut-être même de là que vient sa force. Cette discipline n’a nul besoin de l’existence d’un document certifié conforme (qui peut par ailleurs tout de même être factice ou un vrai faux) pour qualifier l’authenticité et l’intégrité d’un document et de l’information qu’il porte. Elle se base sur de nombreux autres critères beaucoup plus malléables et évolutifs. L’ajout d’éléments d’analyse reflétant les aspects technologiques et sociaux des échanges d’information ne remet pas en question le processus de vérification de la validité et de l’authenticité d’un document ou d’une ressource. Car c’est bien d’un processus scientifique et d’une méthode que l’on parle et non d’une technique prisonnière de son environnement.

Bibliographie

Revue de littérature

Andersen, Jack. 2008. The concept of genre in information studies. Annual review of information science and technology 42 : p. 339-367

Currall, J. and Moss, M. 2008. We are archivists, but are we OK? Records Management Journal 18-1 : p. 69-91.

Duranti, Luciana. 1991-1992. Diplomatics : new uses for an old science (part VI). Archivaria 33, (hiver 1991-1992)

Gagnon-Arguin, Louise. 2002. Les archives électroniques : une mémoire orpheline ou en mutation ? In Actes du 4e symposium du GIRA : p. 21-30. En ligne. www.gira-archives.org/documents/GIRA-2002.pdf

MacNeil, Heather. 2004. Contemporary archival diplomatics as a method of inquiry : lessons learned from tow research projects. Archival Sciences 4 : p.199-232

Williams, Caroline. 2005. Diplomatic attitudes : from Mabillon to metadata. Journal of the Society of Archivists 26, no 1 (avril) : p. 1:24

Zeller, Jean-Daniel. 2004. Documents numériques : à la recherche d’une typologie perdue… Document numérique, (août) : p. 101-106

Sources connexes

Gagnon-Arguin, Louise. 2001. Typologie des documents des organisations : de la création à la conservation. PUQ : 432 pages

Mas, Sabine. 2003. Propos généraux sur la notion du document. Archives SIC, commentaire sur le thème Document : forme, signe et relation, les re-formulations du numérique, 26 juillet 2003. En ligne <http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/perl/bbs/bbs.cgi.fr?forum=sic_00000413&task=show_msg&msg=0001&lang=fr>(d’après Savoirs CDI – le 9 novembre 2008)

Roger T. Pédauque. 2003. Document : forme, signe et médium, les re-formulations du numérique. En ligne. http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic_00000511.html

2009-08-21 : Suite de la réflexion et de la revue de littérature via le billet La notion de genre(s) : un outil transférable pour l’évaluation des documents numériques sur ce même blogue.

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Karin Michel, M.S.I.
Architecte d’information et de données, Gouvernance de l’information et des données

M.S.I obtenue à l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information
Université de Montréal
Québec - Canada

Les propos tenus sur ce blogue sont des réflexions personnelles et n'engagent en rien mon employeur ou quelque personne que ce soit avec laquelle je travaille.

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