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Se retrouver dans le dédale du savoir et de l'information – Pour une gestion structurée de l'information

Données, transactions, documents… Cycle de vie de l’information

En échos à la réflexion que Jean-Daniel Zeller a commencé ici, je me propose de partager mes propres réflexions et observations par rapport à mon expérience. Il s’agit en effet de concepts avec lesquels nous devons jongler tous les jours dans le contexte du numérique.

Quand j’ai lu la 1ere fois l’article de M. Zeller, je ne pensais pas avoir quoi que ce soit à apporter comme commentaire aux postulats énoncés. J’y ai même trouvé d’éventuelles confirmations dans l’ouvrage suivant : Enterprise Ontology : Theory and Methodology de Jan Dietz. 

En effet, les systèmes d’information des entreprises doivent coller aux processus de création (invention, design, etc.), production et distribution de produits ou services. Le travail des informaticiens est de commencer par modéliser des processus. Les processus les plus « faciles » à modéliser, parce qu’ils sont découpables en actions simples et automatisables, sont les transactions. Un système est donc calibré pour gérer certaines transactions. Quand il s’agit d’échange de données discrètes, l’opération reste simple. La nécessité d’une intervention humaine reste limitée. Le système peut « interpréter » en fonction des possibilités prédéterminées identifiées lors de l’analyse des processus. L’informatique maîtrise ce type d’échange qui reste au niveau applicatif.

Par contre, cela devient beaucoup plus complexe au niveau du document (- rappelons que nous sommes le monde dématérialisé du numérique – un ou plusieurs fichiers, de format différents et/ou des informations composites de sources différentes). L’application ne sait plus alors qu’est-ce qui est quoi à moins qu’on l’explicite via des métadonnées, par exemple. L’être humain devient alors la véritable interface d’interprétation et de rétroaction (autre que de prendre connaissance). C’est là que l’interaction humain-machine prend son importance.

Mon point de vue s’est nuancé – ou plutôt complexifié – quand j’ai reçu le mandat d’aider l’équipe à retrouver, mieux partager et gérer ses documents de travail, à savoir tous ces fichiers qui sont le support de nos réflexions, de nos interactions, prises de position, modèles d’informations mais qui ne sont pas encore ou ne serons jamais des produits finis ou destinés à être utilisés tels quels. Ce rôle m’a permis de (re)prendre conscience de quelque chose qui ne semble pas pris en compte dans l’article de Jean-Daniel Zeller : dans le monde moderne, un document/fichier n’est pas nécessairement le résultat d’une transaction ou une trace officielle de quelque décision. Il contient de l’information pour mémoire, des notes pour plus tard, l’embryon de nouvelles idées, d’idées reformulées, etc. Cela ne veut pas dire que les postulats énoncés sont erronés, il s’agirait en fait  d’expliciter le cadre de validité qui semble implicite: quand les documents sont des preuves/traces de transaction, l’arrêt sur image de données, de sources différentes ou identiques,  mises ensemble  à un temps t, et contextualisées pour un événement X. Le « records » management s’intéresse à ce qui a valeur administrative, financière ou légale, mais le monde numérique a cette particularité que les brouillons ne sont plus des feuilles volantes que l’on jette au bac à recyclage, mais bien du matériel qu’on recycle intellectuellement et techniquement parlant, et qui nous évite de recommencer un modèle, un texte, une présentation de zéro. D’où une meilleure productivité. Par contre, plus personne ne veut jeter ces fichiers qui prolifèrent, si faciles à manipuler, mais si difficiles à retrouver, puisqu’on n’a pas pris la peine de mettre un titre, de les classer ou les trier… et que leur quantité croît à une vitesse phénoménale.

Donc, le document est plus que la trace de données ou de transactions, et le document n’a pas seulement valeur de preuve ou n’est pas nécessairement une publication mais est une sorte support pour connaissance explicitée que l’on veut garder pour soi ou pour partager, maintenant ou plus tard, pour ne pas recommencer de zéro, pour pouvoir le réutiliser.

Le records et le document management sont des outils qui peuvent aider à gérer les documents qui sont identifiés et identifiables avec  une valeur explicitée, ces derniers restent donc associés à une typologie assez traditionnelle et identique à ce qui existe dans le monde analogique. Par contre, les « work in progress » (wip) ne sont que très rarement gérés et encore moins catégorisables selon une typologie. Or il s’agit de la partie invisible de l’iceberg informationnel parce que les usagers s’attendent à ce que ces fichiers/documents soient trouvables – donc indexés – mais il ne sont que rarement correctement repérables parce que :

  • non définis et encore moins décrits : quel type de document ? quel type d’information ? combien de temps est-ce valide, est-ce seulement valide ?
  • et surtout non structurés, et
  • incroyablement nombreux et dupliqués ou avec très, très peu d’éléments de différenciation.

Donc, de nos jours, un document ne peut plus se définir seulement en tant que trace dans le sens de preuve, ni même en tant que publication. Et un fichier  informatique qui porte de l’information, n’est sans doute techniquement pas un document, mais reste néammoins un dépôt d’information structurée ou non qui peut avoir une valeur informationnelle en soi et avoir une utilité qui dépasse les raisons originales de sa création, à tout le moins au regard des utilisateurs.

On aura remarqué que j’ai beaucoup utilisé les termes document/fichier. C’est un fait que dans la vie de tous les jours, le langage courant confond fichier et document.  Ce n’est que lorsque l’on a besoin de définir qu’est-ce qui est quoi pour fin de modélisation ou de conceptualisation que l’on y réfléchit, et encore… Bref, il y a encore du pain sur la planche pour arriver à « apprivoiser » tous ces fichiers dont la durée de vie n’est pas statuée ou difficile à établir quand on n’est pas capable de qualifier vraiment de quel type d’information il s’agit. Mais le plus gros du travail reste l’éducation et la sensibilisation : réussir à faire comprendre qu’on a davantage un problème de sur disponibilité de l’information, ce qui nous freine dans la prise de décision, qu’un problème de non disponiblité de l’information.

Classé dans:Cycle de vie, Documents (accès, organisation, structuration), Documents numériques, Gestion de l'information

Liste d’outils pour la préservation numérique par le Digital Curation Centre

Digital Curation Centre: Digital Curation Tools offre une liste de référence annotée d’outils non commerciaux, de manuels techniques, de méthodologies, etc. concernant la préservation numérique. 

De quoi commencer à explorer quand on débute dans le domaine. Le site du Digital Curation Centre regorge d’informations, rend disponible ses recherches, études de cas et ses présentations. La communauté a accès à différents blogues, fils de discussion, journaux en ligne et liens vers des ressources sur les enjeux techniques et légaux de la préservation numérique.

La mission du Centre :

Working with other practitioners, the Digital Curation Centre will support UK institutions who store, manage and preserve these data to help ensure their enhancement and their continuing long-term use.

What is digital curation? Digital curation is maintaining and adding value to a trusted body of digital information for current and future use; specifically, we mean the active management and appraisal of data over the life-cycle of scholarly and scientific materials.

Le Centre a dernièrement diffusé lors du 3rd International Digital Curation Conference, l’ébauche d’un modèle de cycle de vie présentant les actions à réaliser à chaque stade. Les responsables de ce projet recevront les commentaires sur ce modèle jusqu’au 29 février 2008 sur le forum du DCC.

The DCC Curation Lifecycle Model
Curation Lifecycle Model

Classé dans:Cycle de vie, Documents numériques, Préservation information numérique

Le concept de cycle de vie du document numérique

La direction générale de la modernisation de l’État (DGME), en France, a mis en ligne sur le site Les Ateliers de la modernisation (favorisant les échanges dans le cadre de la modernisation de l’État français), un document dont le but est de définir et de préciser les principes qui sous-tendent le concept de cycle de vie du document numérique.

Ce rapport est un bon point de départ pour aider à aborder les documents numériques selon les fonctions de l’archivistique tout en les associant aux lois, règles et normes qui les régissent à chaque étape. Le référentiel est français mais comprend également des règles et normes internationales. Il suffira de remettre chaque étape dans le contexte légal du pays où l’on se trouve, le processus global étant déjà décrit et transposable.

Document pdf : Cycle de vie document numérique – Les concepts.pdf (136.27 Ko)

Classé dans:Cycle de vie

Karin Michel, M.S.I.
Architecte d’information et de données, Gouvernance de l’information et des données

M.S.I obtenue à l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information
Université de Montréal
Québec - Canada

Les propos tenus sur ce blogue sont des réflexions personnelles et n'engagent en rien mon employeur ou quelque personne que ce soit avec laquelle je travaille.

Intérêt en
gouvernance des données, architecture d'entreprise, modélisation de données, knowledge management, RIM, GID / GED, architecture de l'information et de données, ..., analyses de besoins, etc.
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