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Se retrouver dans le dédale du savoir et de l'information – Pour une gestion structurée de l'information

Comment se retrouver parmi les différentes offres de systèmes du monde de la gestion documentaire ou de contenu?

L’écosystème des produits et applications connexes à la gestion documentaire, à la gestion de contenu ou à la gestion des archives ne cesse d’évoluer, chacun tentant de garder ou de faire évoluer sa niche en fonction de la arrivée de nouveaux paradigmes comme l’entrerpise E 2.0, le big data et  l’émergence des réseaux sociaux. La frontière entre l’interne/externe, le public/privé, du domaine de l’information d’entreprise tend à devenir de plus en plus floue avec l’émergence de ces nouvelles façons de partager et trouver l’information qui se développent sur Internet et qui finissent par influencer les façons de travailler à l’intérieur de entreprise.

J’ai ressenti le besoin de faire une carte afin de mieux comprendre les composantes que les uns et les autres offrent dans le domaine de la gestion de contenu (dans le sens large) mais aussi de plus en plus dans le domaine des systèmes transactionnels et financiers. On observe une tendance où la frontière entre l’information structurée et non structurée devient de plus en plus floue, voire obsolète. Dans un futur proche, les utilisateurs n’auront plus à se préoccuper de savoir dans quel système se trouve quelle information. Tout ce qui les intéresse, c’est d’avoir sous la main l’information dont ils ont besoin pour exécuter leur travail ou prendre des décisions, qu’elle se trouve dans un système transactionnel, de gestion documentaire ou dans la tête d’un collègue ou d’un expert.

Cette carte, que je partage avec vous, reflète la place qu’occupe ou souhaite occuper SharePoint 2010 actuellement par rapport à d’autres produits qui souhaitent garder ou compétitionner avec Microsoft qui fait preuve d’un énorme pouvoir d’adaptation en l’espace de peu de temps sous la pression des autres joueurs comme Apple, Google ou Facebook, pour ne citer qu’eux. Je ne prétends pas qu’il s’agisse d’une vérité aboslue, mais est le reflet de comment je perçois le paysage des produits TI et des fonctionalités qu’ils offrent à leurs clients.

La perspective est globale, à savoir que ce qui est perçu ou reconnu comme étant un intranet par des employés est en fait composé d’une association complexe de solutions qui répondent à des besoins d’affaire, eux-même compris et exprimés différemment et en parallèle par nombre d’acteurs et de décideurs qui ne se parlent pas nécessairement entre eux ou n’ont simplement pas connaissance de la vue globale et dans quel contexte leur demande s’incrit.

Fonctionalités des différents systèmes de gestion de contenu, de collaboration et documentaire.

Une entreprise est un système ouvert et en éternelle recomposition, en voici juste un petit extrait du point de vue de l’offre de services appuyant la gestion des connaissances (knowledge management), les communications internes/externes et les processus quotidiens et de base sources de création de contenu.

Classé dans:Ère du numérique, Gestion de l'information, Logiciels et applications, Moteurs de recherche, Web 2.0

Les promesses de la gestion des archives audiovisuelles

Alors qu’il y a deux mois j’ignorais encore tout, ou presque, du monde audiovisuel, je me vois maintenant plongée dans un monde de progrès et réflexions prometteurs.

Je commencerai par mes impressions, toutes personnelles, et peut-être encore candides. Avec l’ère du numérique, je vois les documents audiovisuels passer du statut de documents à part, au statut de documents comme les autres. Non seulement les documents audiovisuels rentrent dans la famille de l’information à titre de document «comme un autre», mais ils y rentrent à titre d’objet de recherche inter et multidisciplinaire. Ceci est un atout. Il me semble à la lecture des écrits que j’ai lus jusque là, que les problématiques liées aux archives audiovisuelles vont permettre en retour d’alimenter les recherches en information textuelles dans un contexte numérique. C’est encore flou dans ma tête, mais c’est une intuition. Actuellement, les questions sur la gestion des archives audiovisuelles sont nourries par et adaptées des techniques traditionnelles de la bibliothéconomie mais aussi de l’archivistique et de l’informatique, et ce, tant au niveau conceptuel que technique.

Mais pour revenir sur des bases plus solides, je vous propose une synthèse de quelques lectures que j’ai faites dernièrement dans le cadre du projet de recherche sur réseau e-inclusion.

Qu’est-ce que des archives audiovisuelles ?

Les archives audiovisuelles, c’est un ensemble de documents et produits, publiés ou non, inscrits sur divers supports, de divers formats, tant au niveau analogique que numérique, qui ont évolué durant le temps et sont plus ou moins stables. Parmi les particularités de ces documents, on trouve :

  • Leur temporalité : à savoir qu’ils ne sont accessibles ou presque que selon leur rythme intrinsèque, on ne s’y repère pas par page mais en fonction d’un pointeur de temps. (voir Bachimont, 1998, à ce sujet).
  • Il s’agit d’une suite d’images fixes couplées avec du son, d’où le terme audio-visuel.

Comme le disent Olwen Terris — «[f]ilm and television archives are […] rich repositories of individual images» (Terris 1998, 54) — et Jorge Caldera-Serrano — «the moving image does not actually exist in television or film, but it is an optical effect called “retinal persistence” […], these images are actually still images. » (Caldero 2008, 18 ) — , ce qui permet d’espérer arriver à une reconnaissance des images ayant un haut niveau de complexité plus rapidement. L’impact sera de potentiellement obtenir de meilleurs outils pour l’indexation automatique au niveau descriptif du contenu.

Les images en mouvement font partie des documents qui permettent de témoigner de l’existence de certains faits et gestes. Mais il s’agit également d’un témoignage de l’interaction avec la société et ses influences (tant au niveau mental que sociétal) (Andreano 2007, 83).

D’ailleurs, l’UNESCO, en 1980, a officiellement reconnu que les films constituaient des documents qui avaient une valeur historique et qu’ils témoignaient d’une expression culturelle des peuples (Andreano 2007, 83) . Le jour officiel dédié à l’héritage audiovisuel a été lancé le 27 octobre 2007.

Pour le moment, il semblerait que les archives audiovisuelles sont une source de documentation sous-exploitée. Parmi les freins que l’on peut identifier à l’utilisation des images en mouvement en tant que source, on compte :

  • Le manque de crédibilité auprès de la communauté des historiens, notamment, mais ce serait en train de changer.
  • L’accessibilité difficile. Dans le monde des documents analogiques, les difficultés d’accès étaient indéniables (cela demande de posséder les matériel adéquat, par exemple) et donner accès à des images en mouvement reste souvent un exercice qui demande beaucoup de travail et de ressources matérielles, et donc d’argent. Le numérique est en passe de changer ça.
    Également point de vue accessibilité : il est impossible ou presque pour le moment de fureter et de naviguer librement à travers le contenu des films ou tout simplement des collections de films. Il y a très peu de description de contenu pour des raisons comme le temps et l’argent, encore une fois. Ce temps qui n’est pas investi dans la description retombe sur les épaules des chercheurs, ce qui freine eencore leur intérêt pour ce type de document (Andreano 2007, 84) .
    Ensuite, comme l’a écrit Bruno Bachimont dans plusieurs de ses écrits (1998, 2007), les images en mouvements sont des documents temporels linéaires qui forcent un rythme de lecture contrairement à un livre. Mais encore une fois, le numérique ouvre à de nouvelles possibilités (Bachimont 2007, Andreano 2007, Caldera-Serrano 2008).
    Et il existe encore d’autres freins qui ne me viennent pas à l’esprit maintenant, qui font obstacle l’accès à ces sources d’information.

Une des solutions pour les questions d’accessibilité sont l’indexation et la description. Sans être le seul à l’affirmer (je ne pourrais lister tout le monde), Andreano (2007) insiste sur le fait que la description est un lien essentiel pour l’accès, c’est d’ailleurs vrai pour tout type de document.

Décrire quoi et comment

Il faut une description et une indexation, mais à quel niveau ?
La première distinction se fait entre la manifestation du document dans son entièreté et sa globalité, et de son contenu. Actuellement, dans les catalogues, les films sont représentés par une description de type bibliographique associée à des sujets concernant l’ensemble de la production, et non d’une description détaillée plan par plan, ni par chapitre, comme on peut le trouver dans les DVD. Pour en apprendre plus sur le catalogage des images en mouvement, il est bon de se référer à Martha Yee (2007).

Cependant, tout comme il est possible maintenant de faire des recherches en plein texte dans les documents textuels, l’accessibilité aux documents audiovisuels plan par plan, dont le concept n’est pas nouveau et faisait partie de la mission et des objectifs d’origine de la National Film and Television Archive (NFTVA) à Londres en 1935, devrait pouvoir être davantage envisageable.

Les avantages de la description plan par plan sont les suivants (Terris 1998,54-55):

  • Cela évite au chercheur d’avoir à visionner le film en entier si à partir de la description on sait que ce type de séquence n’est pas dans ce film.
  • Les chercheurs sont plus intéressés à ce qu’ils entendent plutôt qu’à ce qu’ils verraient. Et Caldero (2008 ) de rajouter «[…] particulary for television material, most of the time sound can provide a higher informative content than audio-visual information.» (Caldero 2008, 17)
  • Cela ajoute de l’information utile pour documenter la production d’un film.
  • Cela augmente le nombre de points d’accès.
  • Terris indique que le «[s]hotlisting is largely a service provided by cataloguers for users who don’t know exactly what they want. (Terris, 1998 )»

    Quant à la profondeur ou le détail de la description, tout dépend des besoins des utilisateurs, donc de la collection et du fonds. De plus, «[g]iving a fuller description of content and providing in-depth indexing will “sell’ the film to a wider audience.» (Terris 1998, 57). Donc, cela augmente la valeur commerciale de la collection. Andreano souligne quant à lui qu’une image individuelle dans un film peut avoir plus de valeur que le film au complet (Andreano 2007, 85).
    Les deux auteurs signalent qu’un des désavantages majeur de la description plan par plan, c’est le temps, le manque de catalogueurs qualifiés et bien sûr l’argent (Terris 1998, Andreano 2007).

    Plusieurs moyens sont maintenant disponibles pour rendre l’indexation plus efficace et donc l’extraction d’information plus facile et rapide pour l’utilisateur (Andreano 2007, 85) :

  • l’automatisation à l’aide des nouvelles technologies, ce qui permet d’augmenter la productivité;
  • la folksonomie (participation des utilisateurs) et les descriptions en vocabulaire libre;
  • le vocabulaire contrôlé pour aider soutenir et guider indexeur et par conséquent, l’usager dans ses recherches;
  • la conjonction de la recherche plein texte, de l’indexation en vocabulaire libre par les catalogueurs professionnels comme le public, du vocabulaire contrôlé et des technologies en intelligence artificielle (reconnaissance vocale et d’images), elles-mêmes nourries et améliorées par le vocabulaire utilisé et produit dans une relation rétroactive différée.

Les promesses du numérique concernant l’indexation, les descriptions et l’extraction d’information

Les possibilités offertes par les progrès technologiques en extraction automatique d’information et en intelligence artificielle ne manqueront pas d’aider les gestionnaires de l’information à mieux répondre aux besoins des utilisateurs. La technologie ne remplacera pas l’intervention humaine nécessaire pour indexer ou décrire des choses et relations que les machines ne peuvent détecter correctement, notamment tout ce qui est conceptuel et symbolique. S’assurer de bien comprendre et de répondre adéquatement aux besoins des utilisateurs, seuls les humains peuvent le faire, car nous avons la capacité cognitive de faire des liens, particulièrement concernant les questions futures non prédictibles. Comme le dit Terris, fort de son expérience, «[…] human indexing intervention would be needed to make retrieval possible under the unspoken, sought after, terms.» (Terris 2001, 42)

À court-moyen terme, l’extraction automatique de contenu, la reconnaissance vocale, les recherches en biométrie et en reconnaissance d’image, sont autant de technologies qui iront et pourront supporter le travail des gestionnaires de l’information, en augmentant la productivité et l’efficacité au niveau descriptif du contenu. Le niveau contextuel, conceptuel et parfois plus subjectif dont certains utilisateurs ont besoin, demandera nécessairement une intervention humaine et plus souple, que ce soit pour faire évoluer les relations sémantiques en fonction de l’évolution de la société et des connaissances (une pré-coordonination, la création de thésaurus, d’ontologies, etc.) ou en fonction d’une demande toute nouvelle, qui vient d’émerger, donc dans le soutien à l’utilisateur «avec les moyens du bord» et l’aide de méthodes d’heuristiques acquises de par le savoir-faire et développées en fonction de sa propre expérience et en interaction directe avec l’utilisateur (davantage en post-coordination) .

Bibliographie

Andreano, K. 2007. The Missing Link : Content indexing, User Created Metadata, and Improving Scholarly Access to Moving Image Archives. The Moving Image 7-2 (Fall), p. 82-99

Ce texte est un bon article pour avoir un point de vue d’ensemble de la question des archives audiovisuelles concernant l’indexation et sur les avantages et inconvénients de chaque pratique : indexation automatique, indexation par les utilisateurs (folksonomie), indexation ou description en vocabulaire libre ou contrôlé, etc.

Caldera-Serrano, J. 2008. Changes in the management of information in audio-visual archives following digitization : Current and future outlook. Journal of Librarianship and Information Science 40-1 (March), p.13-20

Bachimont, B. 1998. Bibliothèques numériques audiovisuelles : des enjeux scientifiques et techniques. Document numérique 2, no 3-4.

Bachimont, B. 2007. Ingénierie des connaissances et des contenus : le numérique entre ontologies et documents. Paris: Hermès science publications.

Terris, O. 1998.There was this film about… The Case for the Shotlist. Journal of film preservation 56, p.54-57

Terris, O. 2001.What you Don’t See and Don’t Hear : Subject Indexing Moving Images. Journal of film preservation 62, p.40-43

Yee, M. M. 2007. Moving image cataloging : how to create and how to use a moving image catalog. Westport, Conn.: Libraries Unlimited. xiv, 273

Classé dans:Ère du numérique, Catalogage, Documents audiovisuels, Documents numériques, Folksonomie, Métadonnées, Web 2.0,

MOAT : donner du sens aux tags

Lu sur Lespetitescases.net : «La folksonomie est devenue un formidable outil dont les possibilités semblent, d’ailleurs, encore largement sous-exploitées. Oui, mais, voilà, la folksonomie est limitée. Le tag n’est finalement qu’une chaîne de caractères dont le sens exact est connu du seul « taggueur » qu’un autre utilisateur peut éventuellement appréhender, mais en aucun cas une machine qui se repose uniquement sur la morphologie du tag pour l’exploiter. »

Une solution possible ? L’application, MOAT (Meaning of a tag).

Techniquement, «le principe est finalement assez simple. MOAT permet d’associer à un tag une URI. Une description de la notion du tag encodée en RDF est associée à cette URI. Ainsi, le tag n’est plus seulement une chaîne de caractères, mais possède un véritable sens donnée par l’ensemble des triples RDF qui décrit la notion utilisée en tag. Par exemple, si vous taguez votre billet avec le tag « Web sémantique », vous pouvez l’associer à l’URI « http://dbpedia.org/resource/Semantic_Web » qui correspond à la description de la notion de Web sémantique dans Dbpedia. » (Lespetitescases.net )

Bref, allez-donc lire le billet au complet, vous y trouverez toute l’information nécessaire.

Classé dans:Folksonomie, Web 2.0, Web sémantique

Wikio, un outil intéressant pour trouver de l’information en français

Suite à un premier test sur Wikio, un agrégateur de nouvelles, blogues et signets, en français,

[ Wikio est une page d’infos personnelle incluant un moteur de recherche d’informations qui fouille dans les sites de presse, les blogs et les publications des membres. ]

je dois dire que j’ai été agréablement surprise. L’utilisation des tags est très facile, facile aussi la possibilité de personnaliser son contenu, sans même avoir besoin de s’inscrire. Quelques clics et on a les nouvelles sur le thème qui nous intéresse.

Je ne me suis pas informée sur la possibilité de voter pour certains résultats et la conséquence sur les résultats de recherche. Ma première impression est bonne. Reste aux contenus francophones non Français de s’ajouter à l’index afin d’avoir une meilleure visibilité.

En me construisant un nouvel onglet, bien entendu, je n’ai pu résister à ajouter le terme folksonomie qui m’a amenée vers un/des article/s intéressant/s, ils sont reliés en fait, puisque l’un commente l’autre, sur la nécessité d’un thésaurus pour les folksonomies.

Classé dans:Folksonomie, Veille, Web 2.0

Collaborative tagging, folksonomies, distributed classification… Revue de la littérature

 Il n’y a pas à dire, mais c’est bien malgré moi que mes yeux s’arrêtent souvent sur des articles concernant l’indexation sociale, la folksonomie et autres synonymes dont je ne suis pas encore familière, faute d’avoir eu le temps de m’arrêter sur la question. Ainsi, je garde ces références pour consultation ultérieure et pour partager aussi avec ceux qui y portent intérêt.

Rien de mieux pour commencer une recherche que de faire une revue de la littérature. Et pourquoi partir de zéro quand une partie du travail a déjà été entamé…

Ainsi, le Library Student Journal, revue internationale basée à Buffalo (NY), dans son édition de février 2007, a publié l’article d’Edith Speller, intitulé Collaborative tagging, folksonomies, distributed classification or ethnoclassification: a literature review

dont voici le résumé original :

Tagging, folksonomy, distributed classification, ethnoclassification—however it is labelled, the concept of users creating and aggregating their own metadata is gaining ground on the internet. This literature review briefly defines the topic at hand, looking at current implementations and summarizing key advantages and disadvantages of distributed classification systems with reference to prominent folksonomy commentators.

After considering whether distributed classification can replace expert catalogers entirely, it concludes that distributed classification can make an important contribution to digital information organisation, but that it may need to be integrated with more traditional organisation tools to overcome its current weaknesses.

De plus, il sera intéressant de lire les commentaires qu’aura suscité l’article ici.

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Dans le même ordre d’idée, j’ai affiché sur le blogue des étudiants de l’EBSI,  pour information, un billet sur l’initiave du Musée McCord, à Montréal, qui offre la possibilité aux visiteurs du site web, de créer leur propre indexation des collections selon des thématiques individuelles (circuits publics).

Classé dans:Classification, Folksonomie, Métadonnées, Web 2.0

Archivistes et Web 2.0

Je me suis inscrite à plusieurs listes de diffusions et fils rss pour voir ce qui se passait sur Internet à propos des questions touchant la bibliothéconomie et les archives.

Les bibliothécaires, qu’ils soient francophones ou anglophones sont très certainement très actifs sur ce plan. De nombreux blogues, groupes et communautés existent, autant pour partager entre professionnels et réfléchir sur la profession, mais aussi pour communiquer et échanger avec les usagers.

À première vue, la visibilité des archivistes sur le Web est moins évidente. Mais aujourd’hui, j’ai réussi à trouver une piste par l’intermédiaire d’un message issu de la liste de distribution de la SAA, section RMRT.

Une nouvelle génération d’archivistes commence à développer des discussions publiques en utilisant le Web 2.0, autant les anglophones que les francophones.

Voici le début de mon moissonnage :

SAA RMT [en] : en est à ses débuts aujourd’hui même sur Library 2.0 qui utilise la plateforme Ning, concurrente de Facebook

Archives and Web 2.0 [en] : aussi sur Ning et en démarrage

Thinking twice [fr] : si si, en français malgré le titre, un (une?) archiviste qui se déclare fasciné(e) par le web et les bibliothèques.

D’ailleurs, les références précédentes sont des initiatives d’archivistes qui s’intéressent au Web et aux bibliothèques, mais aussi qui semblent vouloir donner une place plus active et participative à leur clientèle… Des cas isolés ? Impossible de répondre à ce moment-ci.

ArchivesBlogs [en] : ArchivesBlogs syndicates content from weblogs about archives and archival issues and then makes the content available in a central location in a variety of formats. Syndication des blogues en archivistique, peut importe leur langue et le pays d’origine. Un bon point de départ pour explorer ce qui se dit sur les archives à travers le monde, que ce soit par des professionnels, des utilisateur (?) ou des amateurs.

Au Canada :

– The Canadian Archivist Blog [en] : community is to provide a venue for the discussion of all things archives. Sur LiveJournal, un autre outil de communautés virtuelles.

Finalement, de blogue en blogue, je récolte une multitude d’adresses que vous pouvez voir dans la liste à droite, dans la section Archiblogues. Je n’ai retenu pour le moment, suite à un rapide coup d’oeil que les blogues en français et en anglais. Les hispanophones semblent aussi actifs sur le Web. Je ne me suis pas encore arrêtée sur une thématique en particulier, mis à part que nous avons en commun de nous intéresser au monde numérique et à Internet comme vecteur de communication et de partage. Bien entendu…

Classé dans:Archivistique, Web 2.0

Surenchère des 2.0… et des 3.0

Web 2.0, Library 2.0, … on parle de plus en plus du Web 3.0 à venir et toujours en débat sur ce qu’il sera : est-ce la généralisation du web sémantique ou de l’intelligence artificielle qui fera passer le Web 2.0 au Web 3.0 ?

Avec le Web 2.0 et sa kyrielle de sites de partage et d’échanges, les entreprises doivent maintenant compter avec «le règne du client 2.0», selon le journal Les Affaires du 13 octobre 2007. Ce qui donne de quoi faire à de nouvelles entreprises de suveillance chargées d’informer les entreprises ciblées sur les opinions des consommateurs. Outils de communication mais aussi de désinformation, les fils de discussion et les blogues peuvent aussi servir à l’amélioration des produits et des services.

Restez vigilants, mais ne devenez pas paranos…

Classé dans:Web 2.0

Karin Michel, M.S.I.
Architecte d’information et de données, Gouvernance de l’information et des données

M.S.I obtenue à l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information
Université de Montréal
Québec - Canada

Les propos tenus sur ce blogue sont des réflexions personnelles et n'engagent en rien mon employeur ou quelque personne que ce soit avec laquelle je travaille.

Intérêt en
gouvernance des données, architecture d'entreprise, modélisation de données, knowledge management, RIM, GID / GED, architecture de l'information et de données, ..., analyses de besoins, etc.
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