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Se retrouver dans le dédale du savoir et de l'information – Pour une gestion structurée de l'information

L’intelligence artificielle et l’apprentissage machine sont les instruments d’un processus de curation et d’édition de sources d’information sélectionnées pour un but donné

Avec la grande excitation actuelle autour de l’apprentissage machine et de l’intelligence artificielle, il faut se rappeler que les algorithmes ne doivent pas se résumer pas à de l’analyse probabiliste mais qu’ils doivent être également orchestrés à l’aide de référentiels gérés et gouvernés pour structurer, extraire correctement l’information et y donner accès de façon contextualisée – je préfère cette notion à celle d’intelligente – : c’est l’humain qui prend des décisions intelligentes, l’information n’est pas intelligente en soi, ni la gestion automatisée de celle-ci – pas encore.

L’humain a la responsabilité de contrôler les biais de la quantité. Des éléments qualitatifs (qui ne s’assimilent pas au ‘sentiment analysis’) et extrinsèques aux algorithmes doivent aussi contribuer à la construction du contexte, et de là au savoir et/ou à la décision.

L’apprentissage machine et les analytiques textuelles sont avant tout des instruments pour aider à traiter la masse de données et d’informations disponibles, mais ne sont certainement pas un remplacement du jugement de l’humain pour en tirer de l’intelligence. Le but est d’accélérer le traitement des flux et des stocks d’information, l’humain doit apprendre à comprendre et utiliser correctement cet outil, être vigilant face aux promesses de « vérité », et veiller à ne pas se décharger de son rôle moral: c’est le résultat de la machine et des procédures donc je ne suis pas responsable… L’histoire pas si lointaine (ex: certains, selon des critères pré-établis, sont plus humains que d’autres, donc on peut les écarter, voire les exterminer…) nous a montré où l’instrumentalisation peut mener, que cela implique des machines ou non.

Pour le moment, l’intelligence artificielle ne peut que reproduire les schémas humains (voir *1) puisque le corpus qui est traité est un sous-ensemble de ce que l’humain a lui-même créé, sélectionné pour traitement, selon des modèles dessinés par ceux-ci en fonction d’un objectif soit scientifique, soit commercial, soit de surveillance.
Tout est toujours question de perspective. Le travail entourant les algorithmes, que ce soit dès l’entrée de données, la sélections des sources de données, le traitement et le nettoyage des données, est avant tout un travail d’édition et de curation parce que cela implique de privilégier certains scénarios et certaines hypothèses plutôt que d’autres. C’est le travail d’équipe d’individus de profils différents mais complémentaires.

Parmi les rôles requis ne se trouvent pas uniquement les scientifiques de données (les statisticiens, les actuaires, les économétristes, etc.)
mais aussi ceux qui participent également à la sélection des référentiels utiles, jugent de leur validité intrinsèque et extrinsèque, orchestrent les liens entre les sources d’information pour l’exploration, modélisent des structures de base pour que l’algorithme normalise et nettoie les entités structurelles,

d’où viennent ceux qui ont ces compétences?
Certains penseront informatique: gestion des bases de données, développeurs ETL, etc.
D’autres penseront intelligence d’affaire (BI).
Pourtant, il s’agit plus d’un état d’esprit que de compétences issues d’une formation académique.
Vous trouverez aussi d’excellents candidats auprès des métiers financiers (à la fin de chaque année financière une armada de champions Excel sont mobilisés pour nettoyer et arranger des sources financières pour consolider les comptes et compenser pour ce qui semble être des incohérences au moment de cet exercice), du développement des affaires …
ET des sciences de l’information
Aux États-Unis et dans le Canada anglophone, cette reconnaissance de compétence pour ces derniers est présente, mais l’est beaucoup moins au Québec par les francophones…

…. et ainsi permettre aux scientifiques de données de passer moins de temps à nettoyer les données et plus à les analyser et à bâtir des visualisations efficaces.

À ce jour, la machine n’est pas intelligente, elle respecte des scénarios scriptés par des humains, il ne faut pas l’oublier. Cela n’empêche pas de constater et d’apprécier sa puissance.

Il y a effectivement de quoi s’inquiéter (voir *2) si l’opacité concernant les scénarios privilégiés, justifiée au nom de la propriété intellectuelle, nuit à la compréhension des résultats et à la transparence des décisions, et empêche de connaître la portée des morceaux d’information qui sont jugés ‘pertinents’ d’être exposés ou non dans différents contextes et quelles sont les hypothèses retenues. Cependant, l’exclusion du droit d’accès au financement, aux assurances et autres profilages a précédé l’existence de l’intelligence artificielle; ce qui change, c’est la rapidité, le volume et l’automatisation (décision assistée par ordinateur) et le risque (cité plus haut) de désengagement moral et d’accentuation de la déshumanisation, via la rarification à l’extrême de la compassion, face à des situations qui entrainent l’exclusion et le déni d’accès à certains services sous prétexte de critères arbitraires qui classent les uns et les autres dans une catégorie ou une autre. L’arbitraire précède les algorithmes et est la source analogique de ces algorithmes, seulement maintenant cet arbitraire est traité automatiquement et en masse par des machines. Des mécanismes d’appel aux décisions devront être plus accessibles et facilités pour compenser l’absence de compassion. L’humain peut avoir de la compassion, pas la machine.

*1- http://ici.radio-canada.ca/nouvelle/1028772/intelligence-artificielle-assimilent-nos-prejuges-biais-langue-langage-humain

*2 – http://www.ledevoir.com/societe/science-et-technologie/492029/le-pouvoir-des-codes-la-main-invisible-des-algorithmes

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Gouvernance de l’information et Gouvernance de l’«information»

Ayant été formée à l’archivistique et au records management, et collaborant par ailleurs à la gouvernance des données de référence dans le cadre de mon emploi, je suis confrontée fréquemment dans mes lectures à cette ambiguïté autour de cette terminologie de «gouvernance de l’information» qui ne veut pas exactement dire la même chose lorsque l’expression est utilisée par des professionnels du monde de l’archivage managérial ou du monde de la gestion des données. La différence, j’ai pu le constater, n’est pas tant dans la pratique et les principes généraux mais bien dans la portée de cette gouvernance.

De mon expérience, ce qui déclenche le besoin de formaliser une gouvernance de l’information d’un domaine ou de l’autre : gouvernance du périmètre documentaire ou gouvernance du périmètre des données de référence, ce sont soit des impératifs légaux ou financiers. En d’autres mots, c’est que ça fait suffisamment «mal» pour qu’un gestionnaire s’en préoccupe. Cependant, ce genre d’initiative se développe sous des impulsions opportunistes et n’est jamais une fin en soi. De ce fait, il est rare, sauf si l’industrie ou les besoins d’affaires le requièrent, que les 2 volets de la gouvernance de l’information soient abordés de manière articulée et conjointe sous une même autorité. On parle dans tous les cas de «gouvernance de l’information» mais pourtant pas de la même chose…

Les sources d’informations seront différentes et traiteront d’objets ayant des exigences de gestion différentes. Cependant, je nuancerais mon affirmation précédente sur un point : la pratique de gouvernance, le modus operandi et les éléments nécessaires pour établir une fondation pour la gouvernance de l’information, qu’elle soit de type documentaire ou de type données de référence seront les mêmes : soit des politiques, des procédures, des processus et des acteurs clés. Seuls le contenu et les référents de ces éléments seront différents.

Je me suis posée la question, en pratique, ça veut dire quoi la «gouvernance de l’information» dont on parle tant? De mes explorations, il y a environ 2 ans, j’ai trouvé un livre qui répondait pour une fois concrètement à cette question, soit le livre de David Plotkin, Data Stewardship, États-Unis: Morgan Kaufmann, 2013, 248p.

De la lecture de ce livre, j’ai compris les éléments que j’élabore dans les paragraphes suivants et qui m’ont permis de proposer un cadre de référence pour la gouvernance de l’information, d’abord celle des données de référence mais qui prévoit d’être inclusive des éléments concernant l’archivage managérial de mes collègues des archives et de la gestion des documents d’activité.

Le rôle de l’intendant et du régisseur de l’information (steward)

Le « stewardship » est une responsabilité de gérance exercée au nom d’un propriétaire. Le « data stewardship« , donc la fonction de gérance des données, ou de l’information, est la responsabilité qui consiste à faire appliquer au jour le jour le cadre de gouvernance de l’information. La gestion des données (« data management ») est une pratique associée aux technologies de l’information (TI) et encadrée, aux États-Unis, par une certification (DAMA) au même titre que le PMP pour la gestion de projet. Dans leur terminologie, l’emploi de gestion des données ou gestion de l’information est employé en tant que synonyme et la pratique tient compte, bien que très superficiellement, de la gestion documentaire et de l’archivage.

Le livre de David Plotkin est particulièrement pertinent pour ceux qui s’intéressent à la question de la gouvernance de l’information. Ce dernier concept, souvent employé à tort et à travers, reste souvent très flou et très théorique. En effet, que veut dire gouvernance de l’information, quelles sortes d’activités cela implique-t-il concrètement, par qui (les rôles), quelle méthodologie est utile? Ceux qui cherchent des réponses concrètes en auront pour leur argent, y compris s’ils oeuvrent dans le domaine de l’archivage managérial.

Riche de son expérience de plus de 20 ans sur le terrain en gestion et gouvernance des données, David Plotkin offre avec son ouvrage un guide pratique, une boîte à outil qui permet de saisir l’ensemble des relations entre gouvernance de l’information et gérance de l’information.

J’emploie volontairement le mot « gérance » plutôt que gestion parce c’est ce dont il est question. La « gérance » de l’information est exécutée par des professionnels qui ont le mandat précis de s’occuper de faire l’intendance d’un domaine d’information identifié et spécifique. Ces professionnels viennent de plusieurs horizons selon le domaine des données ou de l’information gérés :

  • Les gérants de l’information qui viennent du métier : ils connaissent le domaine et le cœur des activités d’un métier ou une fonction en particulier. Ces personnes deviennent le plus souvent des « stewards » parce que ce sont ceux qui souffrent le plus d’un manque de cohérence et de qualité de l’information, ce sont ceux qui compensent pour les manques ou l’absence de gouvernance. Ils connaissent leur domaine d’affaire sur le bout des doigts. Ce sont souvent des experts de contenu ou sont connectés avec les experts de contenu
  • Les gérants de l’information du domaine des TI, les représentants techniques qui s’assure que l’organisation physique du système répond aux besoins d’affaires. Ils s’assurent de la cohésion de la circulation des données à l’intérieur et entre les systèmes.
  • Ces deux rôles pivots peuvent se décliner en plusieurs autres rôles dérivés, eux aussi dédiés à la gérance de l’information selon la taille et la complexité du modèle d’affaire d’une entreprise.

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Les professionnels en science de l’information

Où se situent les professionnels des sciences de l’information alors ? Selon leur intérêt ou leur bagage d’expérience ou académique, ceux qui ont un bagage en science de l’information sont très bien placés pour devenir des facilitateurs, des intermédiaires et des coordonnateurs de la pratique de la « gérance » de l’information. Normalement, un diplômé en sciences de l’information peut aider à la mise en place de la gouvernance, à savoir à l’élaboration des politiques, procédures, et règles pour gouverner l’information; mais aussi aider à la pratique de gérance ou gestion de l’information en étant un acteur de soutien pour l’élaboration et le contrôle des règles, l’énonciation de spécifications et la mise en place de processus de « gérance » de l’information pour que chaque « steward » (intendant) puisse s’occuper de la gestion de l’information sous sa responsabilité, au nom d’un propriétaire de l’information (la plupart du temps le créateur/fournisseur interne de l’information).

La force d’un interlocuteur indépendant, qui ne représente pas un métier en particulier, c’est qu’il sera d’autant plus porté à tenir compte des besoins de tous : ceux du créateur de l’information, comme ceux du consommateur de cette information, en tenant compte des contextes totalement différents de chacun, avec leur lot de contraintes parfois en conflit. Un interlocuteur trop technique, du point de vue informatique, de l’autre côté, sera trop axé sur les capacités fonctionnelles des outils. Donc, un acteur neutre, tant du côté métier que technologique (produit), comme un architecte de données ayant une vision globale et haut niveau, ou un analyste d’affaire (ce métier n’est pas exclusif aux diplômés en informatique, toutes sortes de formations peuvent mener à ce rôle), sera un atout.

Ceux qui ont un bagage en science de l’information peuvent très certainement se positionner dans ce rôle avec ou sans base en informatique puisqu’il s’agit essentiellement de comprendre les besoins d’affaire et non nécessairement de déterminer les besoins fonctionnels qui pourraient éventuellement, la maturité venant, aider à implanter des mesures de contrôle automatisées pour soutenir la pratique.

Article également publié sur LinkedIn.

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Définir un cadre de gestion de l’information, qu’est-ce que ça veut dire ?

Avant de continuer sur l’élaboration d’une stratégie spécifique concernant la gestion de la capacité à trouver de l’information, à savoir une stratégie de gestion du ou des moteurs de recherche d’entreprise, il est recommandé d’avoir une stratégie globale de gestion de l’information communiquée via un cadre de gestion. Ce sera l’object de cet article.

D’abord, un chiffre

Est-il courant que les entreprises établissent une stratégie de gestion de l’information? Nous ne parlons pas ici d’une politique de gestion documentaire par-ci, de dépôts de données plus ou moins gouvernées par-là, de procédures de gestion de contenu et des publications ou de la propriété intellectuelle ailleurs, mais d’une vue englobante et articulée de l’ensemble de l’information d’entreprise en tant qu’actif stratégique au même titre que les ressources humaines, les produits vendus et leur marchandisage, et les ressources financières.

Forrester a effectué récemment une enquête sur ce thème, dont le rapport a été publié fin août dernier (1, 2013). Le résultat statistique n’est pas généralisable mais parle sans doute aux professionnels de l’information. Sur le nombre de répondants volontaires à deux enquêtes (113 répondants pour l’une, 179 pour l’autre), tous des répondants TI, 78% ont déclaré qu’il n’y avait pas de stratégie globale de l’information. À noter que l’angle des analystes de Forrester, comme je vais le détailler plus loin, relève plus d’une stratégie de gestion des contenants et fonctionnalités (soit l’architecture pour le domaine des TI) facilitant l’opérationalisation de la gestion de l’information, que de la gestion de l’information elle-même.

Une stratégie globale de gestion de l’information, pourquoi?

  1. Une observation que l’on peut faire tous les jours, soi-même ou lire dans différents articles : le problème actuel n’est pas la rareté de l’information mais la surabondance de celle-ci. Il existe une offre toujours plus grande d’information, qui contraste avec la difficulté toujours plus accentuée de prendre des décisions basées sur les éléments qui comptent à cause de l’accélération des changements, de la rapidité des communications – qui laissent moins de temps pour prendre du recul et effectuer des analyses -, et de l’émotivité ambiante, maintenant visible via les médias sociaux. La rapidité des réactions devient quasiment un facteur plus important que l’exactitude ou la nuance des faits.

    Dans une mer agitée, par temps de brouillard ou dans l’obscurité, les phares sont des repères importants pour les marins pour éviter le danger qui se trouve là peu importe les circonstances. Bâtir un cadre stratégique de gestion de l’information permet d’établir des repères et de rendre compréhensible la complexité, ce qui facilite l’investissement des efforts dans ce qui a du poids et d’éviter de se diperser ou de paralyser devant l’ampleur du problème. C’est une façon de reprendre le contrôle et de tirer des avantages compétitifs.

  2. Une stratégie globale de gestion de l’information est un outil utile dans plusieurs domaines :
    • La gestion du risque : combien coûte de perdre de l’information (coût pour refaire, coût pour assurer la continuité des affaires, coût de la perte de savoir-faire, coût de contentieux, etc.) ?
    • Assurer la capitalisation de la propriété intellectuelle : combien rapporte une idée originale émergée de l’expérience accumulée ?
    • La planification des technologies de l’information et des communications : combien de stockage planifier ? quel cycle de vie des systèmes ? quelle feuille de route pour les fonctionalités ? etc.
    • Assurer la relève et le transfert du savoir-faire chez les employés
    • Etc., la liste n’est pas exhaustive.

Un cadre stratégique de gestion de l’information, ça ressemble à quoi?

Il y a sans doute plusieurs méthodologies et plusieurs visions, après tout, chaque stratégie doit être basée sur les orientations stratégiques et la réalité de chaque organisation. Par contre, un cadre stratégique, peu importe le domaine est composé de plusieurs éléments clés de base :
– une vision globale définissant l’ensemble et exprimant les orientations ciblées
– des plans spécifiques avec leurs propres objectifs répondant à cette vision globale
– un cadre réglementaire : politiques, procédures, directives
Le tout s’articule dans un horizon temporel et doit être révisé périodiquement, par itération, pour tenir compte des changements et contraintes externes comme internes.

En fouillant, j’ai trouvé deux représentations qui me parlent pour illustrer ce à quoi peu ressembler un cadre stratégique de gestion de l’information.

1. Le premier exemple que je partage ici est fortement, voire littéralement, inspiré du cadre élaboré par le Government of Western Australia, Department of Local Government (3, 2013). Je le trouve bien fait du point de vue conceptuel et il couvre pas mal des aspects du paradigme de la gestion de l’information dans un contexte organisationnel, ce modèle peut tout à fait s’appliquer aux entreprises privées et pas seulement aux organisations gouvernementales.

J’ai coloré chaque section illustrée pour identifier la fonction principale qui gère ou pourrait gérer les éléments notés, il s’agit d’une simplification (pour applanir la complexité des rôles et interdépendances qui existent dans la réalité de tous les jours) et d’une interprétation de ma part. Aucune fonction n’a la responsabilité opérationnelle et/ou stratégique de manière exclusive des éléments identifiés et c’est discutable selon la réalité et la vision de chaque organisation. Il ne s’agit pas d’une vérité absolue mais d’un moyen de cibler des actions et des périmètres de responsabilité pour ces actions. De plus, chaque élément doit être clairement défini pour éviter les confusions (je ne vais pas ajouter les définitions ici). L’équipe qui a inspiré cette représentation l’a fait.

Cadre de référence de la gestion de l’information

La complexité est donc segmentée et chaque point peut être traité en parallèle ou selon un agenda différent selon les priorités, tout en tenant compte des interdépendances qui pourront être détaillées dans chaque plan. L’information devient alors gérable et il est possible d’avoir le portrait sur la maturité de ce que l’on gère ou ne gère pas, et donc, de mesurer les risques qui deviennent connus et plus précis. Bref, on sait où on est, où on va, qui est responsable, qui est concerné, et si on avance tel que prévu ou pas, dans la bonne direction.

2. Le second exemple est tiré et transformé à partir du modèle de référence de Forrester (2, 2012) sur la gestion de l’information. Comme je l’ai dit précédemment, ce modèle parlera aux architectes du monde des TI et il s’agit de la dimension gestion de l’information « incorporée » dans les systèmes informationnels qui sont ici catégorisés en fonction de leur rôle principal dans un portfolio technologique et fonctionnel.

Les départements autre que les TI, comme les ressources humaines, les finances, les affaires juridiques, les communications et le marketing, etc., sont normalement responsables du contenu qu’ils créent, distribuent et utilisent. Ce sont eux qui devraient aider à définir le niveau de service que les TI offrent du point de vue de la sécurité, des flux et de la disponibilité à travers les systèmes maintenus à l’interne ou hébergés à l’externe (infonuagique) et autres aspects. Si ce premier point est assez bien appréhendé en général, il en est autrement quand on arrive aux questions de stockage et de qualité du contenu, soit à l’information elle-même, pour ne citer que cela. Il existe souvent dans la tête des intervenants une grande confusion à ce sujet. Par exemple, les TI ne peuvent aider à valider la qualité de l’information que si des critères de validité sont définis par les propriétaires de l’information. Et je dit bien aider à valider, en mettant en place des mécanismes pour contrôler la qualité. Mais au final, c’est bien le propriétaire de l’information qui est responsable de cette qualité. Ce qui est fréquemment sous-estimé, c’est à quel point une information créée par un processus d’affaire est utile et réutilisée par un autre processus d’affaire, les deux processus ayant chacun une exigence différente sur la qualité de l’information. Personne ne veut assumer la charge (coût en argent ou en effort) pour parvenir à un point d’entente sur le niveau de qualité requise, sauf si des contraintes externes l’exigent, que ce soit une réglementation ou une question de compétitivité et de productivité, … ou une contrainte interne comme… une stratégie de gestion de l’information qui définit quel est le niveau de service et de qualité exigés, particulièrement quand il est question de relations interprocessus et intersystèmes (donc concernant les questions d’interopérabilité ou de services de données, par exemple). Donc, plus souvent qu’autrement, les TI se trouvent dans la situation de devoir compenser l’absence de vision en terme de gestion de l’information. Ceci s’avère très coûteux parce que cela engendre des frais supplémentaires. D’où la perception généralisé que les TI, c’est cher et ça ne rapporte rien…

Cadre de gestion de l'information et des technologies d'après Forrester

Le cadre proposé par Forrester peut aider à communiquer et à cibler ces difficultés ou défis par rapport à la gestion de l’information parce qu’elle est encapsulée et visible via un certain nombre de systèmes. C’est un fait. Les discussions tournent souvent autour des systèmes plutôt qu’autour de l’information parce que les technologies, même si l’on n’est pas un spécialiste, paraissent plus tangibles et plus concrètes. Très souvent, les besoins sont exprimés en demandant des fonctionnalités. Or quand une fonctionnalité est demandée, c’est qu’il y a un problème ou un besoin sous-jacent qui n’est pas technologique dans la majorité des cas.

Pour revenir à la question des moteurs de recherche…

Une stratégie concernant la pratique de gestion du ou des moteurs de recherche est donc un sous-ensemble d’une stratégie globale de gestion de l’information parce sans un encadrement de la pratique de gestion de l’information, les entreprises sont victimes du phénomène du « garbage in, garbage out« . Ce qui résulte en un gaspillage des investissements dans des technologies coûteuses qui ne peuvent répondre aux promesses des vendeurs. La premisse étant, avec une gestion de l’information, l’information de qualité est d’autant plus facilement repérable et identifiable à défaut d’une baisse en quantité et diversité des sources d’information. Ce qui serait déjà un gain.

Bibliographie

(1) Alan Weintraub, et al. 2013. The Enterprise Information Management Barbell Strengthens Your Information Value. Forrester
(2) Gene Leganza, et al. 2012. A Framework For Information Management And Consumption Technology. in Tools And Technology: The Information Strategy And Architecture Playbook. Forrester
(3) Government of Western Australia, Department of Local Government. 2013. Information and Communications Technology (ICT) Strategic Framework.

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Drawing a Blueprint for a Scalable Taxonomy

Article dans Information Management, numéro de mai/juin 2012 de l’ARMA sur les bases d’une taxonomie pour aider à déterminer les propriétés (donc métadonnées) du contenu dans un contexte de gestion des documents d’entreprise indépendamment de la plateforme technologique.

Voir illustration (fig. 2) d’une taxonomie axée sur le contenu lui-même inscrit sur un document générique dont la nature est de plus en plus précisée par rapport aux processus de la fonction d’entreprise qui ont amené à sa création.

L’important est effectivement de comprendre la relation entre une classe de documents et la nature  d’un document (type de document) – et d’éviter la confusion avec type de fichier qui constitue le support « physique » dans le domaine électronique. Réussir à comprendre et à jouer avec ces concepts de classe vs nature de document donne une grande flexibilité et la possibilité de beaucoup de variations tout en se rapportant à une structure sous contrôle et gérable.

L’héritage des caractéristiques est un atout majeur pour éviter le casse-tête d’une gestion trop granulaire d’une masse de contenu polymorphe.

Drawing a Blueprint for a Scalable Taxonomy

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Comment se retrouver parmi les différentes offres de systèmes du monde de la gestion documentaire ou de contenu?

L’écosystème des produits et applications connexes à la gestion documentaire, à la gestion de contenu ou à la gestion des archives ne cesse d’évoluer, chacun tentant de garder ou de faire évoluer sa niche en fonction de la arrivée de nouveaux paradigmes comme l’entrerpise E 2.0, le big data et  l’émergence des réseaux sociaux. La frontière entre l’interne/externe, le public/privé, du domaine de l’information d’entreprise tend à devenir de plus en plus floue avec l’émergence de ces nouvelles façons de partager et trouver l’information qui se développent sur Internet et qui finissent par influencer les façons de travailler à l’intérieur de entreprise.

J’ai ressenti le besoin de faire une carte afin de mieux comprendre les composantes que les uns et les autres offrent dans le domaine de la gestion de contenu (dans le sens large) mais aussi de plus en plus dans le domaine des systèmes transactionnels et financiers. On observe une tendance où la frontière entre l’information structurée et non structurée devient de plus en plus floue, voire obsolète. Dans un futur proche, les utilisateurs n’auront plus à se préoccuper de savoir dans quel système se trouve quelle information. Tout ce qui les intéresse, c’est d’avoir sous la main l’information dont ils ont besoin pour exécuter leur travail ou prendre des décisions, qu’elle se trouve dans un système transactionnel, de gestion documentaire ou dans la tête d’un collègue ou d’un expert.

Cette carte, que je partage avec vous, reflète la place qu’occupe ou souhaite occuper SharePoint 2010 actuellement par rapport à d’autres produits qui souhaitent garder ou compétitionner avec Microsoft qui fait preuve d’un énorme pouvoir d’adaptation en l’espace de peu de temps sous la pression des autres joueurs comme Apple, Google ou Facebook, pour ne citer qu’eux. Je ne prétends pas qu’il s’agisse d’une vérité aboslue, mais est le reflet de comment je perçois le paysage des produits TI et des fonctionalités qu’ils offrent à leurs clients.

La perspective est globale, à savoir que ce qui est perçu ou reconnu comme étant un intranet par des employés est en fait composé d’une association complexe de solutions qui répondent à des besoins d’affaire, eux-même compris et exprimés différemment et en parallèle par nombre d’acteurs et de décideurs qui ne se parlent pas nécessairement entre eux ou n’ont simplement pas connaissance de la vue globale et dans quel contexte leur demande s’incrit.

Fonctionalités des différents systèmes de gestion de contenu, de collaboration et documentaire.

Une entreprise est un système ouvert et en éternelle recomposition, en voici juste un petit extrait du point de vue de l’offre de services appuyant la gestion des connaissances (knowledge management), les communications internes/externes et les processus quotidiens et de base sources de création de contenu.

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Données, transactions, documents… Cycle de vie de l’information

En échos à la réflexion que Jean-Daniel Zeller a commencé ici, je me propose de partager mes propres réflexions et observations par rapport à mon expérience. Il s’agit en effet de concepts avec lesquels nous devons jongler tous les jours dans le contexte du numérique.

Quand j’ai lu la 1ere fois l’article de M. Zeller, je ne pensais pas avoir quoi que ce soit à apporter comme commentaire aux postulats énoncés. J’y ai même trouvé d’éventuelles confirmations dans l’ouvrage suivant : Enterprise Ontology : Theory and Methodology de Jan Dietz. 

En effet, les systèmes d’information des entreprises doivent coller aux processus de création (invention, design, etc.), production et distribution de produits ou services. Le travail des informaticiens est de commencer par modéliser des processus. Les processus les plus « faciles » à modéliser, parce qu’ils sont découpables en actions simples et automatisables, sont les transactions. Un système est donc calibré pour gérer certaines transactions. Quand il s’agit d’échange de données discrètes, l’opération reste simple. La nécessité d’une intervention humaine reste limitée. Le système peut « interpréter » en fonction des possibilités prédéterminées identifiées lors de l’analyse des processus. L’informatique maîtrise ce type d’échange qui reste au niveau applicatif.

Par contre, cela devient beaucoup plus complexe au niveau du document (- rappelons que nous sommes le monde dématérialisé du numérique – un ou plusieurs fichiers, de format différents et/ou des informations composites de sources différentes). L’application ne sait plus alors qu’est-ce qui est quoi à moins qu’on l’explicite via des métadonnées, par exemple. L’être humain devient alors la véritable interface d’interprétation et de rétroaction (autre que de prendre connaissance). C’est là que l’interaction humain-machine prend son importance.

Mon point de vue s’est nuancé – ou plutôt complexifié – quand j’ai reçu le mandat d’aider l’équipe à retrouver, mieux partager et gérer ses documents de travail, à savoir tous ces fichiers qui sont le support de nos réflexions, de nos interactions, prises de position, modèles d’informations mais qui ne sont pas encore ou ne serons jamais des produits finis ou destinés à être utilisés tels quels. Ce rôle m’a permis de (re)prendre conscience de quelque chose qui ne semble pas pris en compte dans l’article de Jean-Daniel Zeller : dans le monde moderne, un document/fichier n’est pas nécessairement le résultat d’une transaction ou une trace officielle de quelque décision. Il contient de l’information pour mémoire, des notes pour plus tard, l’embryon de nouvelles idées, d’idées reformulées, etc. Cela ne veut pas dire que les postulats énoncés sont erronés, il s’agirait en fait  d’expliciter le cadre de validité qui semble implicite: quand les documents sont des preuves/traces de transaction, l’arrêt sur image de données, de sources différentes ou identiques,  mises ensemble  à un temps t, et contextualisées pour un événement X. Le « records » management s’intéresse à ce qui a valeur administrative, financière ou légale, mais le monde numérique a cette particularité que les brouillons ne sont plus des feuilles volantes que l’on jette au bac à recyclage, mais bien du matériel qu’on recycle intellectuellement et techniquement parlant, et qui nous évite de recommencer un modèle, un texte, une présentation de zéro. D’où une meilleure productivité. Par contre, plus personne ne veut jeter ces fichiers qui prolifèrent, si faciles à manipuler, mais si difficiles à retrouver, puisqu’on n’a pas pris la peine de mettre un titre, de les classer ou les trier… et que leur quantité croît à une vitesse phénoménale.

Donc, le document est plus que la trace de données ou de transactions, et le document n’a pas seulement valeur de preuve ou n’est pas nécessairement une publication mais est une sorte support pour connaissance explicitée que l’on veut garder pour soi ou pour partager, maintenant ou plus tard, pour ne pas recommencer de zéro, pour pouvoir le réutiliser.

Le records et le document management sont des outils qui peuvent aider à gérer les documents qui sont identifiés et identifiables avec  une valeur explicitée, ces derniers restent donc associés à une typologie assez traditionnelle et identique à ce qui existe dans le monde analogique. Par contre, les « work in progress » (wip) ne sont que très rarement gérés et encore moins catégorisables selon une typologie. Or il s’agit de la partie invisible de l’iceberg informationnel parce que les usagers s’attendent à ce que ces fichiers/documents soient trouvables – donc indexés – mais il ne sont que rarement correctement repérables parce que :

  • non définis et encore moins décrits : quel type de document ? quel type d’information ? combien de temps est-ce valide, est-ce seulement valide ?
  • et surtout non structurés, et
  • incroyablement nombreux et dupliqués ou avec très, très peu d’éléments de différenciation.

Donc, de nos jours, un document ne peut plus se définir seulement en tant que trace dans le sens de preuve, ni même en tant que publication. Et un fichier  informatique qui porte de l’information, n’est sans doute techniquement pas un document, mais reste néammoins un dépôt d’information structurée ou non qui peut avoir une valeur informationnelle en soi et avoir une utilité qui dépasse les raisons originales de sa création, à tout le moins au regard des utilisateurs.

On aura remarqué que j’ai beaucoup utilisé les termes document/fichier. C’est un fait que dans la vie de tous les jours, le langage courant confond fichier et document.  Ce n’est que lorsque l’on a besoin de définir qu’est-ce qui est quoi pour fin de modélisation ou de conceptualisation que l’on y réfléchit, et encore… Bref, il y a encore du pain sur la planche pour arriver à « apprivoiser » tous ces fichiers dont la durée de vie n’est pas statuée ou difficile à établir quand on n’est pas capable de qualifier vraiment de quel type d’information il s’agit. Mais le plus gros du travail reste l’éducation et la sensibilisation : réussir à faire comprendre qu’on a davantage un problème de sur disponibilité de l’information, ce qui nous freine dans la prise de décision, qu’un problème de non disponiblité de l’information.

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La notion de genre(s) : un outil transférable pour l’évaluation des documents numériques.

J’ai fini par réaliser la suite de mon billet précédent Diplomatique et théorie des genres, complémentaires ?. Je me suis arrangée pour le faire dans le cadre d’un cours que j’ai suivi cet hiver (hiver 2009) à l’EBSI dans le cadre du cours blt6112- Évaluation des archives donné par Yvon Lemay.

Le résumé est le suivant :

Dans le contexte du numérique, un document ne se trouve plus être un objet fixe et stable. Les informations échangées via les technologies de l’information, avec l’usage de plus en plus répandu des outils collaboratifs et des réseaux sociaux, tendent à rapprocher les ressources produites, bien qu’inscrites sur un support, davantage de la tradition orale (non fixité apparente de la forme et du contenu), que de l’imprimé, qui a historiquement fixé les formes et le contenu en raison de l’héritage technique de la procédure d’impression. Après avoir rapidement parlé du concept de document, nous avons rapidement passé en revue quelques lectures sur le concept de genre. Nous avons ainsi constaté que les genres prenaient en compte le contenu mais aussi la structure rhétorique alliant forme et contenu selon une approche rappelant les bases de la diplomatique.

Référence bibliographique : Michel, Karin. 2009. La notion de genre(s) : un outil transférable pour l’évaluation des documents numériques. Travail réalisé dans le cadre du cours BLT6112 L’évaluation des archives. Montréal : Université de Montréal, École de bibliothéconomie et des sciences de l’information.

Vous trouverez le document complet sur le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal, Papyrus, à l’adresse suivante : http://hdl.handle.net/1866/2938.

Et un des mes prochains thèmes  sera la taxonomie, d’autant plus qu’il s’agit de mon travail actuel : taxonomiste d’entreprise chez SNC-Lavalin.

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Diplomatique et théorie des genres, complémentaires ?

La diplomatique revient en force dans le cadre de la préservation de l’information numérique auprès des archivistes et s’étend même dans les réflexions des bibliothécaires, eux aussi de plus en plus confrontés à la nécessité de créer et maintenir des dépôts numériques, notamment pour les thèses ou les publications scientifiques dans le milieu universitaire, et doivent donc se pencher sur la question de l’authenticité, l’intégrité et la stabilité d’un document.

Selon l’Encyclopedia Universalis, la définition de la diplomatique est la suivante «[…] science qui étudie la tradition, la forme et la genèse des actes écrits en vue de faire leur critique, de juger de leur sincérité, de déterminer la qualité de leur texte, d’apprécier leur valeur exacte en les replaçant dans la filière dont ils sont issus, de dégager de la gangue des formules tous les éléments susceptibles d’être exploités par l’historien, de les dater s’ils ne le sont pas et enfin de les éditer.»

La lecture de plusieurs articles et ouvrages montre qu’il s’esquisse une série de réflexions intéressantes sur l’évolution de la notion de fixité du contenu et de la forme comme gage d’authenticité et d’intégrité d’un document, confrontant les critères répandus depuis que l’imprimé est entré dans les mœurs. Les repères actuels sont nés il y a peu de temps et ont existé finalement sur une courte période au regard de l’histoire de l’humanité. Ils ne sont peut-être plus aussi pertinents dans le monde numérique qui s’impose de plus en plus.

C’est dans ce contexte que nous allons faire un rapide état de la question autour de la diplomatique et des concepts connexes appliqués aux documents et à l’information numériques.

La diplomatique contemporaine s’appuie encore sur une définition traditionnelle du document

Il est difficile de définir un document, et il existe plusieurs définitions de ce terme selon que le point de vue soit technique, juridique ou archivistique. Cependant, on s’entend en général pour reconnaître, particulièrement dans le domaine des sciences documentaires et de l’information, que le document est une information consignée sur un support, créée dans un contexte particulier et ayant une valeur de preuve ou d’information (Mas, 2003). C’est ce que l’on comprend par définition relativement «traditionnelle» du document. Il n’est pas fait référence au fait que dans le contexte du numérique, le document est dématérialisé, c’est-à-dire, que le contenu n’est plus intrinsèquement lié au support physique qui rend possible sa conservation et sa lecture. Ce fait a un impact important sur l’utilité et le rôle de la diplomatique ainsi que dans le débat entourant son application, puisque le document est l’unité d’analyse de cette dernière discipline.

La diplomatique : un outil pour identifier les caractéristiques d’un document

Née au 17e siècle et utilisée surtout par les historiens et les médiévistes, de science autonome enseignée à l’université, la diplomatique est devenue un outil intégré par d’autres domaines disciplinaires dont l’archivistique. En ce qui nous concerne directement, l’analyse documentaire, un tournant s’est produit à la fin des années 1980, début des années 1990, quand, notamment, Luciana Duranti a permis de faire connaître la méthode en Amérique du Nord et a appliqué cette dernière aux documents contemporains et numériques. Dans une série d’articles parus dans la revue Archivaria de 1989 à 1992, elle situe les origines et définit les concepts de base de la diplomatique pour en démontrer l’application possible aux documents contemporains ; et ce, particulièrement, dans le but d’aider à établir l’authenticité et l’intégrité des documents numériques. Selon elle, un des apports principaux de la diplomatique à la discipline archivistique moderne est la rigueur scientifique et son caractère formateur. Aspects qui permettent aux archivistes d’adopter un vocabulaire précis, dénué d’ambiguïté et partagé par tous. D’un autre côté, elle apporte un cadre méthodologique qui favorise la vérification de la valeur, du contexte de création et de la véracité de l’information (Duranti, 1991-1992).

La diplomatique : un outil pour valider l’authenticité et l’intégrité d’un document

La diplomatique en tant qu’étude des documents permet d’analyser les caractéristiques internes (protocole, exposé) et externes (qualité du support physique, mise en page, etc.) du document afin de retracer si ce dernier est authentique et fiable. À savoir, le document est-il bien ce qu’il prétend être et son contenu est-il bien le message qui devait être transmis ? Ce point de vue traditionnel de la diplomatique est revu afin de voir son application s’adapter davantage aux besoins actuels. Ainsi Caroline Williams (2005) rappelle que l’objet de l’analyse diplomatique a dû être élargi en raison de l’évolution des besoins et ainsi :

  • include informal documents as well as formal;
  • encompass aggregations of documents as well as individual ones;
  • consider the organisations and systems producing documents as well as the documents themselves;
  • enable prospective as well as retrospective analysis;
  • encompass electronic as well as paper-based systems.
    (Williams 2005, 4)

Élargissement de cadre qu’elle trouve possible avec la définition de la diplomatique énoncée par Luciana Duranti: «Diplomatics is the discipline which studies the genesis, forms and transmission of archival documents, and their relationship with the facts represented in them and with their creator, in order to identify, evaluate, and communicate their true nature.» (Williams 2005, 4)

Aussi, une partie du débat tourne justement autour de la portée de la diplomatique. Doit-elle concerner uniquement les documents formels et ayant valeur de preuve, ou, comme on a tendance à le comprendre aujourd’hui, être inclusive et intégrer toute la panoplie des nouvelles formes et types de documents qui prolifèrent dans le monde numérique, «[…] permitting records of an informal, personal, non-juridical nature to be the subject of analysis ?» (Williams 2005, 6). De son côté, Heather MacNeil explique que «[t]he archival-diplomatic analysis of an electronic record is a process of abstraction and systematization that eliminates the particularities and anomalies of records in the interest of identifying their common, shared elements» (MacNeil 2004, 224).

Le champ d’application de la diplomatique a commencé à changer en Europe continentale (hors Royaume-Uni) autour des années 1960 pour toucher tous les documents se trouvant dans des archives historiques. Enfin, plus récemment, avec l’apparition des lois sur l’accès à l’information et la protection des données dans les pays occidentaux, il s’avère que «any document or record produced for business purposes must be able to stand up to scrutiny. It must be able to demonstrate such qualities as authenticity, reliability, integrity and usability, transparency and compliance if it is to support the business effectively, and it is these qualities that the science of diplomatic has always aimed to analyse» (Williams 2005, 8). Dans ce contexte, la méthode de la diplomatique permet de construire un prototype d’outil analyse universel, et ce, d’autant plus applicable aux documents numériques si l’on insère, dès la création de ces derniers, les éléments permettant d’évaluer leur authenticité, leur fiabilité et leur intégrité et de favoriser leur préservation.

Dans une autre perspective, certains auteurs s’interrogent sur l’utilité de la diplomatique pour garantir l’authenticité, mais également sur la pertinence de déterminer l’authenticité des documents numériques. Comme, par exemple, Jean-Daniel Zeller qui déclare que la diplomatique efficace quand «les objets numériques sont stables et circonscrits, elle est considérablement moins utile dans l’analyse des systèmes électroniques contenant des objets numériques qui se comportent différemment, c’est-à-dire, des systèmes dans lesquels les entités numériques sont fluides et moins faciles à circonscrire.» (Zeller 2004, 103)

Il ajoute que «[b]ien que nous ayons essayé de l’adapter aux réalités de la conservation du document contemporain, la diplomatique reste enracinée dans une conception très traditionnelle de ce qu’est un document et est donc limitée dans sa capacité d’étendre la palette de compréhension de la nature des différentes sortes de systèmes électroniques et de la variété des entités contenues dans celles-ci.» (Zeller 2004, 103)

Il s’avère que l’authenticité se déplace vers un tiers de confiance et sur la base de relations transactionnelles : «ce n’est pas tant le support qui est une garantie d’authenticité mais plutôt les systèmes de tiers de confiance qui les entourent (les notaires, les banques, les postes, et, pourquoi pas, les archivistes).» (Zeller 2004, 109)

Question que Luciana Duranti avait en quelque sorte anticipée en précisant que «where records creation is consciously controlled, diplomatics guides the recognition of patterns and facilitates identification, while, where records creation is uncontrolled, diplomatics guides the establishment of patterns, the formation of a system in which categories of records forms are devised, which is able to convey content and reveal procedure. Once a system is established, then its description in a metadata system will have to reflect it by expressly articulating the relationships among record forms, procedures, actions, persons, functions, and administrative structures» (Duranti 1991-1992, 14). Ce qui revient finalement à définir un cadre de référence fixe sur lequel se baser pour évaluer l’authenticité d’un document dont le support ne peut plus être un indice fiable de son intégrité et de sa véracité.

De la diplomatique à la typologie des documents et au genre d’information

La diplomatique n’est pas le seul terme pouvant relevant du concept d’identification des caractéristiques des documents. Au Québec, on parle plutôt de typologie des documents dont l’usage permet de définir le rôle et les caractéristiques des documents pour pouvoir en déduire la valeur informationnelle (Gagnon-Arguin, 2001).

Selon Jean-Daniel Zeller (2004), une typologie doit être :

  • – Simple : c’est-à-dire identifiable par utilisateur non spécialiste.
  • – Cohérente : offrir une couverture exhaustive du champ déterminé et assez générique, donc être extensible.
  • – Ne pas comporter trop de catégories pour une meilleure convivialité.

Ayant ces caractéristiques, c’est sans doute ce qui fait de la grille d’analyse de Louise Gagnon-Arguin (2001) un outil puissant. Cependant, on remarque que cette typologie s’intéresse particulièrement aux fonctions administratives des documents. De même, la diplomatique «constitutes a broad and deep foundation on which to identify and analyze the necessary and sufficient components of an authentic electronic record in a bureaucratic environment» (MacNeil 2004, 224)

Vers une nouvelle typologie des documents

Une autre typologie doit prendre aussi en compte les caractéristiques technologiques pour aborder une nouvelle définition du document qui tiendrait compte de la dématérialisation de ce dernier (Zeller 2004, 104). Dans l’univers analogique, les différents éléments du documents sont intrinsèquement liés au support. Ce n’est pas le cas pour le numérique d’où la nécessité de redéfinir le cadre d’analyse des documents numériques, ce qu’a tenté de faire Louise Gagnon-Arguin (2002) en se donnant pour «objectif […] de poser la question à savoir si ces archives [électroniques] constituent un bloc d’information aussi monolithique que leur appellation le laisse croire ou si elles n’offrent pas certaines caractéristiques particularisant leur contenu, fournissant des axes de différentiation et permettant ainsi une meilleure connaissance de leur valeur et de leur capacité de témoignage» (Gagnon-Arguin 2002, 21). Pour le moment, on en est encore au stade de l’exploration pour trouver les moyens d’identifier les caractéristiques particulières, si elles le sont, des nouveaux documents en émergence, particulièrement en ce qui concerne les documents dynamiques et interactifs que l’on trouve sur le Web mais également de plus en plus au sein des organisations.

L’idée de reprendre le processus par lequel le père officiel de la diplomatique, Mabillon, a procédé, c’est-à-dire retourner «to those inductive (i.e., «research then theory ») roots» (MacNeil 2004, 226), fait surface chez plusieurs auteurs. Retrouver les premiers pas des médiévistes et étudier un large spectre de documents numériques pour en découvrir les éléments communs et distinctifs est une thématique qui devient récurrente étant donné que le numérique fait renaître la culture du manuscrit (un contenu toujours en mouvement) telle qu’elle existait avant que l’imprimé ne fige le contenu écrit et ses formes, notamment pour des raisons techniques (Curral 2008, 73). Pour que l’approche tire totalement le fruit de ses recherches, il faudrait que plusieurs disciplines, comme la linguistique, la sémiotique, la sociologie, l’administration, et d’autres, collaborent (MacNeil 2004, 228).

Le genre : une autre grille d’analyse en perspective ?

En abordant la problématique du point de vue des sciences sociales, nous vient la notion de genre, notamment dans le cadre de l’étude de la communication au sein des organisations. «La définition de genre, entendue dans le sens du genre d’information produite dans les organisations, découle des travaux d’Orlikowsky et Yates de MIT qui ont publié leurs recherches sur le sujet en 1992 et sur lesquelles s’appuient les recherches ultérieures. Pour ces deux chercheurs, un « genre d’information » c’est « socially recognized types of communicative actions – such as memos, meetings, expense forms, training seminars – that are habitually enacted by members of a community to realize particular social purposes » (Yates and Orlikowski, 1992). Ce sont donc des types d’actions de communication socialement reconnus et qui sont utilisés par les membres d’une communauté dans un but social particulier.» (Gagnon-Arguin 2002, 27-28).

Poursuivant la piste autour de ce concept au sein des sciences documentaires, nous avons trouvé un article de Jack Andersen (2008, 339) qui définit la notion de genre ainsi : «Genres of nonfictionnal prose cover the relationship between forms of communication, human activity and social organization, and how activities are typified by means of genre.» Bien que le regard d’Andersen soit sous l’angle de l’utilité de la théorie du genre dans le cadre de la bibliothéconomie, il semble que cette dernière pourrait également être applicable dans le cadre de l’identification des documents d’un point de vue archivistique. Il s’agit de pouvoir caractériser les documents et les informations transmis et créés pour communiquer dans le cadre d’une activité. C’est donc une autre facette du document qui est étudiée et analysée dans ce cas. Mais elle n’est nullement incompatible avec la notion de document telle qu’entendue par les archivistes. Cette vision permet de compléter l’aspect administratif, légal et financier et les caractéristiques technologiques du document numérique en y ajoutant le caractère social des échanges. Selon, Andersen (2008, 340) «[s]tudying genres would reveal how they and human activity are important organizing factors of communication and knowledge. […] A genre view of these communicative activities would provide a means to examine systematically document production and use and the organization of document production and use.»

La théorie des genres ne s’intéresse pas aux documents de manière isolée mais selon leur contexte de communication et les moyens de transmission utilisés pour effectuer une tâche donnée. Être capable de définir le caractère du discours est aussi un outil pour déterminer l’authenticité d’un message. À la fin de sa section sur la théorie du genre et ses concepts, Andersen (2008, 354) indique que «[…] genre sets, genre and activity systems, and genre repertoires are powerful analytical tools for examining the organization of texts, works, knowledge, and human activity.» Ainsi, la théorie des genres est potentiellement un outil complémentaire à la diplomatique pour aider à faire évoluer le cadre conceptuel de l’analyse des documents pour leur évaluation et valider leur authenticité.

Dans le cadre de ce billet, nous n’avons pas approfondi ni exploré plus avant pour bien comprendre cette notion de genre d’information, ni voir, si potentiellement, cela pourrait être une piste qui aiderait les archivistes dans leur travail, à savoir identifier et caractériser des documents (et de plus en plus des informations) au regard de leur contexte de création, tout en étant capable de vérifier si leur valeur informationnelle et de preuve est non seulement pertinent, mais de source authentique.

Conclusion

Nous remarquons que la diplomatique reste une base méthodologique pertinente et qui peut être adaptée au contexte contemporain. Ses principes sont assez solides pour supporter une évolution et une adaptation dans le temps en même temps que son objet d’étude, le document, se transforme et redevient un objet fluide comme cela était le cas avant l’apparition de l’imprimé. C’est peut-être même de là que vient sa force. Cette discipline n’a nul besoin de l’existence d’un document certifié conforme (qui peut par ailleurs tout de même être factice ou un vrai faux) pour qualifier l’authenticité et l’intégrité d’un document et de l’information qu’il porte. Elle se base sur de nombreux autres critères beaucoup plus malléables et évolutifs. L’ajout d’éléments d’analyse reflétant les aspects technologiques et sociaux des échanges d’information ne remet pas en question le processus de vérification de la validité et de l’authenticité d’un document ou d’une ressource. Car c’est bien d’un processus scientifique et d’une méthode que l’on parle et non d’une technique prisonnière de son environnement.

Bibliographie

Revue de littérature

Andersen, Jack. 2008. The concept of genre in information studies. Annual review of information science and technology 42 : p. 339-367

Currall, J. and Moss, M. 2008. We are archivists, but are we OK? Records Management Journal 18-1 : p. 69-91.

Duranti, Luciana. 1991-1992. Diplomatics : new uses for an old science (part VI). Archivaria 33, (hiver 1991-1992)

Gagnon-Arguin, Louise. 2002. Les archives électroniques : une mémoire orpheline ou en mutation ? In Actes du 4e symposium du GIRA : p. 21-30. En ligne. www.gira-archives.org/documents/GIRA-2002.pdf

MacNeil, Heather. 2004. Contemporary archival diplomatics as a method of inquiry : lessons learned from tow research projects. Archival Sciences 4 : p.199-232

Williams, Caroline. 2005. Diplomatic attitudes : from Mabillon to metadata. Journal of the Society of Archivists 26, no 1 (avril) : p. 1:24

Zeller, Jean-Daniel. 2004. Documents numériques : à la recherche d’une typologie perdue… Document numérique, (août) : p. 101-106

Sources connexes

Gagnon-Arguin, Louise. 2001. Typologie des documents des organisations : de la création à la conservation. PUQ : 432 pages

Mas, Sabine. 2003. Propos généraux sur la notion du document. Archives SIC, commentaire sur le thème Document : forme, signe et relation, les re-formulations du numérique, 26 juillet 2003. En ligne <http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/perl/bbs/bbs.cgi.fr?forum=sic_00000413&task=show_msg&msg=0001&lang=fr>(d’après Savoirs CDI – le 9 novembre 2008)

Roger T. Pédauque. 2003. Document : forme, signe et médium, les re-formulations du numérique. En ligne. http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic_00000511.html

2009-08-21 : Suite de la réflexion et de la revue de littérature via le billet La notion de genre(s) : un outil transférable pour l’évaluation des documents numériques sur ce même blogue.

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Avis aux responsables des ressources humaines des entreprises et autres institutions

Saviez-vous que lorsque vous cherchez un architecte de l’information, un architecte en gestion documentaire, comme dans l’exemple de l’annonce ci-dessous, un analyste ou chargé de projet en gestion de l’information dans le cadre de la mise en place d’un système d’information corporatif, vous ne cherchez pas forcément les compétences d’un informaticien, d’un analyste en administration formé au HEC ou d’un ergonome… Vous avez peut-être plutôt besoin d’un archiviste ou d’un professionnel en sciences de l’information dans le sens d’une personne qui possède les compétences pour organiser l’information elle-même, afin de faciliter son repérage, son traitement, sa gestion. En bref, pour faciliter la gestion courante de vos affaires et tirer pleinement parti de votre investissement technologique.

Pour la mise en place d’un projet de système d’information, que ce soit un système de gestion de contenu (CMS), de gestion des documents (GED ou GID), de records management (ERDMS), il est indispensable d’avoir une équipe multidisciplinaire aux compétences complémentaires que sont les informaticiens de système, des gestionnaires qui connaissent bien les objetcifs des processus d’affaire, des ergonomes pour avoir une interface conviale et facilitant l’accès mais aussi un gestionnaire de l’information issu d’une école de bibliothéconomie, d’archivistique et des sciences de l’information. Ces derniers ne se destinent pas forcément aux bibliothèques publiques, scolaires, aux centres d’archives historiques ou aux centres de documentation d’entreprise.
Nous avons aussi  un rôle à jouer auprès de vous pour vous aider à gérer efficacement vos ressources informationnelles, ressources sans lesquelles vous ne pouvez fonctionner efficacement, surtout lorsqu’elles sont mal organisées.
Donc pour un poste comme ci-dessous, pensez aussi à aller voir du côté de l’EBSI, par exemple.

Exemple d’offre d’emploi pertinente :
Architecte en gestion documentaire
Responsabilités:
• Participer à titre d’architecte d’information à la mise en œuvre d’un système de gestion électronique de documents.
• Accompagner l’équipe de projet dans la définition du cadre d’application de la gestion de l’information (Information Management Framework).

Principaux biens livrables à réaliser:
• Définition et documentation du Cadre d’application de la gestion de l’information (Framework)
• Principes de base et processus de la gestion documentaire
• Procédures, politiques de la gestion documentaire
• Plan de classification des documents de l’entreprise
• Standardisation de la taxonomie et des métadonnées
• Stratégie au niveau de la gestion du changement…

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Gestion de l’information – Records management

Je mets ici, temporairement, des ressources qui semblent incontournables sur le records management ou la gestion de l’information en français selon l’OQLF.

Étant donné que je ne maîtrise pas encore les concepts, je commence par faire une récolte…

  • ISO 15489-1:2001 : information et documentation – « Records management » – Partie 1 : principes directeurs (AFNOR)
  • ISO/TR 15489-2:2001 : Information et documentation – « Records management » – Partie 2 : guide pratique (AFNOR)
  • ARMA International : organisme sans but lucratif, une association professionnelle et une instance d’autorité en gestion de l’information, qu’elle soit électronique ou non. Le site regorge d’informations sur le sujet, de ressources et effectue un suivi sur l’impact des évolutions technologiques sur la pratique.
  • e-Discovery Team Blog [É.U.], by Ralph Losey : blogue sur les conséquences juridiques des progrès technologiques pour les entreprises, les firmes d’avocat et les individus. Le blogue semble très bien documenté et illustré sur la question.
  • dans le domaine juridique voir aussi : The Sedona Conference® [É.U.] qui a eu lieu le 11-12 oct. 2007 sur les questions des documents électroniques. Il est possible d’y trouver les principes généraux de gestion pour être conforme aux lois des États-Unis.
  • MoReq, Model requirements for the management of electronic records [Recommandations pour l’archivage électronique]

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Karin Michel, M.S.I.
Architecte d’information et de données, Gouvernance de l’information et des données

M.S.I obtenue à l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information
Université de Montréal
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Les propos tenus sur ce blogue sont des réflexions personnelles et n'engagent en rien mon employeur ou quelque personne que ce soit avec laquelle je travaille.

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